Comment ajouter/modifier/annuler un congé (locataire, bailleur ou indemnité d'occupation)?

Périmètre

Ce process s’applique à toute création ou mise à jour d’un préavis reçu, qu’il soit émis par le locataire ou par le propriétaire (bailleur).

1. Accès au formulaire « J’ai reçu un préavis »

Depuis l’espace bailleur sur l’onglet “mon locataire” puis le gestionnaire doit cliquer sur “j’ai reçu un préavis” ou “modifier le préavis” :

1. Accéder au module dédié à la gestion des préavis.
2. Ouvrir l’écran « J’ai reçu un préavis ».

2. Enregistrer ou modifier un préavis

En haut du formulaire, le gestionnaire doit sélectionner le profil correspondant à l’émetteur du préavis :

• Locataire : à sélectionner si le préavis est donné par le locataire.
• Propriétaire : à sélectionner si le préavis est donné par le bailleur.

Cette sélection conditionne les règles applicables au préavis et doit être effectuée avant toute saisie.

3. Renseignement des informations obligatoires

Compléter les champs requis du formulaire :

→ Type de congé

• Sélectionner le type de congé dans la liste déroulante (ex. : congé locataire, congé bailleur, etc.).

→ Dates clés du préavis

Renseigner les dates suivantes :

• Date de réception du préavis (obligatoire)

  Date à laquelle Kaliz (ou le gestionnaire) a reçu officiellement le préavis.

• Date de départ du locataire (obligatoire)

  Date prévue de libération du logement selon le préavis légal

• Date d’état des lieux de sortie (si connue sinon l’enregistrer plus tard lorsque vous aurez fixé la date)

💡 Le système précise que certains champs peuvent être remplis automatiquement s’ils sont laissés vides. Notez également que ces informations se retrouve dans votre tableau des DG et EDL (tableau préavis et tableau DG).

**4. Ajout des pièces justificatives

→ ajout du document justificatif (obligatoire)**

• Cliquer sur « Choisir un fichier » ou utiliser le glisser-déposer.
• Joindre le préavis reçu (courrier, email, PDF scanné, etc.).

→ Description (obligatoire)

• Renseigner une description explicite du document (ex. : « Préavis locataire – LRAR RECU LE XX/XX/20XX »).

→ Mode de réception (obligatoire)

• Sélectionner le mode de réception dans la liste déroulante (ex. : Lettre avec accusé de réception).

→ Gestion de l’informations au client (obligatoire cocher ou décocher)

• Cocher obligatoirement lors de l’enregistrement du préavis afin d’envoyer les éléments aux clients bailleurs et locataires « Envoyer les emails propriétaire/locataire ».
• Décochée la case si vous êtes en “modification” et que vous ne souhaitez pas renvoyer l’information aux clients propriétaires et locataires.

→ Validation de l’enregistrement (obligatoire pour valider)

Deux actions sont possibles en bas de l’écran :

• Annuler : abandonner la saisie sans enregistrement.
• Sauvegarder : enregistrer ou mettre à jour le préavis dans Kaliz.

Cliquer sur « Sauvegarder » pour valider définitivement l’opération.

5. Modification ou annulation d’un préavis existant (avant la date de fin de bail/comptabilité)

→ En cas de modification :

1. Accéder au préavis déjà enregistré en cliquant sur l’onglet “mon locataire” de l’espace bailleur puis la case “modifier un préavis” (rouge)
2. Mettre à jour les champs concernés (dates, document, description, etc.).
3. Vérifier la cohérence des informations et décocher l’envoie d’informations au client si cela n’est pas nécessaire
4. Cliquer sur « Sauvegarder » pour enregistrer les changements.

→ En cas d’annulation :

1. Accéder au préavis déjà enregistré en cliquant sur l’onglet “mon locataire” de l’espace bailleur
2. Sur la card “mon locataire” il est possible de supprimer le congé locataire en cliquant sur les “trois petits point” en bas à droite de la card
3. Vérifier que le congé est bien annulé en rafraichissant la page

→ Enregistrement ou modification d’un préavis Locataire en image :

→ Enregistrement ou modification d’un préavis BAILLEUR en image :

6. Modification ou annulation d’un préavis existant (après la date de fin de bail/comptabilité)

Le gestionnaire peut avoir besoin de modifier des dates ou même d’annuler un préavis locataire ou bailleur après la date de fin de bail/comptabilité qui était initialement prévue. Dans ce cas le gestionnaire doit impérativement respecter différentes étapes clefs.

1. Remettre le bail actif et annuler la fin de bail :

→ Le gestionnaire doit se rendre dans l’espace général du gestionnaire et cliquer sur l’onglet de gauche “comptabilité” puis choisir le tableau “gestion des baux”

→ Le gestionnaire doit cliquer sur “gestion des baux” et mettre le nom du locataire concerné pour le trouver directement “bien penser à cocher la case “inclure les éléments archivés”

→ Le gestionnaire doit cliquer sur “trois petits points” puis cliquer sur “désarchiver le mandat”

2. Retourner sur l’espace bailleur dans l’onglet “mon locataire”

→ MODIFICATION DE DATE OU ANNULATION PREAVIS : le gestionnaire doit impérativement se rendre sur l’onglet “mon locataire” pour enregistrer les modifications dans le préavis pour déplacer la date de sortie/fin de bail OU pour annuler le préavis

• Soit Annulation du préavis → Sur la card “mon locataire” le gestionnaire peut supprimer le congé locataire en cliquant sur les “trois petits point” en bas à droite de la card
• Soit ‘Modifier le préavis” → sur la card “mon locataire” le gestionnaire peut cliquer sur “modifier le préavis” et venir modifier la date de fin pour allonger le préavis. Cela n’est possible que si le bail n’est pas archivé.

→ ANNULATION DE PREAVIS ET INDEMNITE D’OCCUPATION SANS DROIT NI TITRE : le gestionnaire doit se rendre sur l’onglet “mon locataire”

• Etape 1 : Annulation du préavis → Sur la card “mon locataire” il est possible de supprimer le congé locataire en cliquant sur les “trois petits point” en bas à droite de la card
• Etape 2 : Ajout d’indemnité d’occupation → en cliquant sur “modifier mon locataire” le gestionnaire peut aller rajouter une indemnité d’occupation (date de début et date de fin)

3. Aller sur l’espace bailleur dans l’onglet “comptabilité”

→ Le gestionnaire doit aller vérifier la comptabilité pour vérifier toute ligne comptable notamment l’appel de loyer qui avait été fait au prorata du fait de la date de fin de bail. Le gestionnaire doit veiller a bien ajouter tout élément comptable manquant du fait du changement de date ou annulation du préavis.

→ En cas de changement de date : En cas de besoin d’ajout d’un complément d’appel de loyer ou indemnité d’occupation, le gestionnaire doit impérativement aller dans l’onglet “comptabilité” puis cliquer sur “ajout élément comptable” pour ajouter un appel de loyer au prorata restant pour le mois en cours et le logiciel fera automatiquement l’appel pour le(s) mois suivant(s) jusqu’à la date de fin de préavis.

→ En cas de fin de préavis : En cas de besoin d’ajout d’un complément d’appel de loyer ou indemnité d’occupation, le gestionnaire doit impérativement aller dans l’onglet “comptabilité” puis cliquer sur “ajout élément comptable” pour ajouter un appel de loyer au prorata restant pour le mois en cours et le logiciel fera automatiquement pour le(s) mois suivant(s).

→ En cas de fin de préavis et indemnité d’occupation sans droit ni titre : En cas de besoin d’ajout d’un complément d’appel de loyer ou indemnité d’occupation, le gestionnaire doit impérativement aller dans l’onglet “comptabilité” puis cliquer sur “ajout élément comptable” pour ajouter un appel de loyer au prorata restant pour le mois en cours et le logiciel fera automatiquement pour le(s) mois suivant(s). L’ajout sera bien en indemnité d’occupation si la case a bien été remplie dans l’onglet “modifier mon locataire”.