Processus : Éditer un nouvel appel de loyer ou une quittance depuis l’onglet « Comptabilité »
Préambule : les appels de loyers et quittances se génèrent automatiquement dans l’application par le logiciel qui est autonome sur cette tâche. Néanmoins si vous modifier l’élément comptable ou que vous voyez une information erronnée, le gestionnaire peut éditer un nouvel appel de loyer ou nouvelle quittance.
1. Accéder à l’onglet COMPTABILITÉ
Le gestionnaire doit :
- Se connecter à son espace Kaliz puis aller sur l’espace bailleur via la “loupe”.
- Cliquer sur le menu « Ma comptabilité » puis « Comptabilité »
- Sélectionner le bien concerné via le filtre « Tous mes biens »
- Vérifier le statut du mandat et les soldes affichés (solde compte / solde locataire)
Cette étape permet de visualiser l’ensemble des mouvements comptables liés au bien.
2. Accès au menu d’actions de l’écriture
Depuis la ligne comptable de loyer concerné , le gestionnaire doit :
- Cliquer sur le menu d’actions (les 3 points ou icônes d’actions à droite de la ligne)
- Accéder aux différentes actions disponibles
Parmi les actions proposées :
- Voir l’appel de loyer
- Voir la quittance de loyer
- Ajouter un paiement
- Faire une régulation
- Modifier l’élément comptable
- Générer un appel de loyer
- Générer une quittance de loyer
3. Générer un appel de loyer
Le gestionnaire doit :
- Cliquer sur « Générer un appel de loyer »
Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
Vérifications à effectuer :
- Vérifier que l’option « Forcer la mise à jour des données depuis le début de la location » est bien cochée si nécessaire
- Vérifier la cohérence des données du bail (montant, période, locataire)
Validation :
- Cliquer sur « Générer » pour créer l’appel de loyer
- Ou cliquer sur « Annuler » pour interrompre l’opération
4. Générer une quittance de loyer
Le gestionnaire doit :
- Cliquer sur « Générer une quittance de loyer »
Une fenêtre de confirmation apparaît :
Vérifications à effectuer :
- S’assurer que le loyer est bien payé (statut « Payé »)
- Vérifier la période concernée
Validation :
- Cliquer sur « Générer » pour éditer la quittance
- Ou cliquer sur « Annuler »
5. Consultation des documents générés
Une fois générés, les documents sont accessibles depuis le même menu :
- Voir l’appel de loyer
- Voir la quittance de loyer
Le gestionnaire également aller dans l’onglet “DOCUMENTS” puis sélectionner le sous onglet “documents locations” pour :
- Télécharger ou envoyer le nouveau document
- supprimer l’ancien document qui n’est plus d’actualité
Résultat attendu :
À l’issue de ce processus :
- Le nouvel appel de loyer est généré et disponible
- La nouvelle quittance de loyer est éditée une fois le paiement reçu
- Les documents sont accessibles, envoyables et archivables dans l’outil Kaliz