1. Accès au tableau de bord et identification du bien concerné
Le gestionnaire se connecte à KALIZ et accède à son tableau de bord.Avant toute création ou signature de bail :
- le gestionnaire doit vérifier que le mandat est activé et que toutes les informations sont bien dans l’onglet “mon bien” de l’espace bailleur du logiciel kaliz.
- En cas d’anomalie (mandat désactivé, informations manquantes), le gestionnaire doit corriger la situation avant de poursuivre.
- Le gestionnaire doit avoir lancé la mise en location dans l’espace bailleur → onglet “mon locataire” → cliquer sur “lancer la mise en location” pour lancer la mise en location et être dirigé sur la fiche de mise en location du bien sur laquelle il est possible de rédiger ou ajouter un bail
2. Accès à la section « mise en location » et rentrer dans la mise en location concernée
Le gestionnaire doit accéder à la mise en location concernée :
- Soit via l’espace bailleur, dans l’onglet “mon locataire” puis cliquer sur “suivre la recherche de locataire “ pour entrer dans la fiche de mise en location du bien et procéder à la rédaction / signature/ enregistrement du bail et des honoraires.
-
Soit via son tableau de bord dans l’onglet “mises en location” en cours → le gestionnaire doit ensuite sélectionner avec les filtres la mise en location qui le concerne et cliquer sur le chiffre rouge N° de la mise en location pour entrée dans la fiche de mise en location du bien et effectuer les actions.
3. Accès à la section « Signature du bail »
Depuis la fiche du bien, le gestionnaire accède à la section « Signature du bail ».
“AJOUTER UN NOUVEAU BAIL “ ⇒ Le gestionnaire peut cliquer sur « Ajouter un nouveau bail » (onglet bleu clair) afin d’initier la procédure d’ajout de bail / rédaction de bail.
”STYLET ROUGET “ ⇒ A tout moment le gestionnaire peut sauvegarder et revenir plus tard sur la rédaction/ enregistrement de son bail. Le statut apparaît alors comme « En cours d’édition » si aucun bail n’est encore finalisé et le gestionnaire peut revenir dessus en cliquant sur le “stylet rouge” avant toute validation.
”TROMBONNE” ⇒ A tout moment le gestionnaire peut ajouter des annexes comme les diagnostics ou factures en cliquant sur
”POUBELLE “ ⇒ A tout moment le gestionnaire peut supprimer le bail en cours de rédaction pour tout recommencer.
”Trois petits points” ⇒ A tout moment le gestionnaire peut supprimer la mise en location ou la mettre en pause
Le gestionnaire a alors le choix entre ajouter un bail déjà rédigé/signé ou bien rédiger un bail pour le faire signer électroniquement depuis le logiciel :
→ le gestionnaire peut uplaoder un bail déjà rédigé et signer et remplir les informations des champs demandés par le logiciel ainsi que les honoraires puis valider le tout. → le gestionnaire peut remplir tous les champs ainsi que les honoraires puis valider le tout pour signature électronique depuis le logiciel.
4. Création du bail / ajout du bail avec honoraires de mises en location
Le gestionnaire a toujours le choix entre :
- ajouter un bail déjà rédigé/signé pour l’ajouter dans le logiciel
- ou bien rédiger un bail via le logiciel pour le faire signer électroniquement depuis le logiciel
Le gestionnaire peut donc → uplaoder un bail déjà rédigé et signer et remplir les informations des champs demandés par le logiciel ainsi que les honoraires puis valider le tout. → remplir tous les champs ainsi que les honoraires puis valider le tout pour signature électronique depuis le logiciel.
→ Le gestionnaire doit alors suivre toutes les étapes et cliquer sur chaque ligne pour ouvrir la fenêtre et remplir les champs :
→ nature du bail : le gestionnaire doit sélectionner le type de bail
→ import d’un bail existant le cas échéant (ce qui empêche toute signature électronique puisque le bail est déjà rédigé et signé et il s’agit juste d’un ajout). Cette option est a choisir si et seulement si le bail a été rédigé et signé par le gestionnaire via une plateforme externe.
→ propriétaire : le gestionnaire doit cliquer sur la ligne et vérifier les infos qui sont préremplies par l’application
→ bien concerné : le gestionnaire doit cliquer sur la ligne et vérifier les infos qui sont préremplies par l’application et ajouter toute précision utile
→Assurance : le gestionnaire doit cliquer sur la ligne et choisir le type d’assurance qu’il y a sur le bien. Attention pour choisir la GLI il est nécessaire d’avoir cocher l’offre GLI dans “mon offre” dans l’espace bailleur
→ Le bail : le gestionnaire doit cliquer sur la ligne et remplir les informations manquantes
→ Clause particulière : le gestionnaire doit cliquer sur la ligne et ajouter toute clause légale qu’il souhaite ajouter au bail
→ Contrat de bail : le gestionnaire doit cliquer sur la ligne et ajouter toute précision , coordonnées locataires et garants
→ Honoraires : le gestionnaire doit cliquer sur la ligne et ajouter les honoraires légaux, convenus et vérifiés par ses soins
→ Précisions et ajout des honoraires de mise en location :
- Mise à jour des plafonds réglementaires
Le gestionnaire vérifie et, si nécessaire, met à jour :
→ le plafond des honoraires de bail (8 ou 10 ou 12 €/m²) conformément à la réglementation en vigueur. → le plafond des honoraires d’état des lieux (3 €/m²) conformément à la réglementation en vigueur. Les montants calculés automatiquement par le logiciel KALIZ doivent être vérifiés avant validation.
- Honoraires à la charge du propriétaire
Le gestionnaire doit remplir les champs :
→ le mode de perception (interne ou externe par une autre agence) : si vous réaliser la mise en location il faut cocher “INTERNE”
→ le montant des honoraires bailleur pour :
- la mise en location
- l’état des lieux
- les éventuels honoraires complémentaires pour arriver au % ou montant convenu dans le mandat de mise en location
Les montants calculés automatiquement par le logiciel KALIZ doivent être vérifiés avant validation.
- Honoraires à la charge du locataire
Le gestionnaire renseigne :
→ les honoraires preneur pour la mise en location,
→ les honoraires preneur pour l’état des lieux,
en veillant au strict respect des plafonds légaux.
Les montants calculés automatiquement par le logiciel KALIZ doivent être vérifiés avant validation.
5. Prévisualisation du bail
Une fois l’ensemble des informations complétées, le gestionnaire clique sur « Prévisualiser le bail ».
Cette étape est obligatoire afin de :
- vérifier la cohérence juridique du document,
- contrôler les montants financiers,
- s’assurer de l’exactitude des informations locataire, bailleur et bien.
Toute anomalie doit être corrigée avant poursuite.
6. Validation, signature du bail et automatisation
Après validation du contenu, le logiciel Kaliz va automatiquement :
→ lancer la signature électronique du bail avec les locataires, garants, représentant du bailleur au sein de l’agence (SAUF POUR LES AJOUTS DE BAIL DÉJÀ SIGNÉS)
→ créer automatiquement l’espace du locataire dans l’onglet “mon locataire” sur l’espace du bailleur et le bien concerné
→ créer automatiquement la comptabilité avec les premières lignes comptables : DG, loyer, honoraires
→ ajouter les annexes et le bail automatiquement dans l’espace “documents” sur l’espace du bailleur et le bien concerné
Le gestionnaire doit ensuite :
→ vérifier que tout est bien enregistré
→ inviter le locataire à se connecter dans son espace locataire sur le logiciel
→ cliquer sur conformité pour réclamer tout document manquants du locataire ou du propriétaire
→ vérifier que la GLI/ASSURANCE/ VISALE est bien cochée et activée dans l’onglet “mon locataire” puis “modifier mon locataire” puis cliquer sur “assurance” pour choisir le type d’assurance et cocher la bonne assurance.
→ vérifier que le bien est en révision automatique pour la révision du loyer
→ dans l’onglet “mon bien” puis cliquer sur “modifier mon bien” puis cliquer sur “information du bail” puis cocher l’option “révision du loyer automatique”
→ faire les premiers rapprochements bancaires depuis le tableau des rapprochements bancaires impossibles. Ensuite le logiciel fera les rapprochements bancaire automatiquement pour les prochains paiements de loyers et charges.
→ reverser et transférer le dépôt de garantie DG si le bailleur souhaite récupérer ce montant
→ le gestionnaire doit aller dans le tableau “suivi des EDL et DG” pour effectuer le transfert de DG.
→ une fois que le gestionnaire a fait les premiers rapprochements bancaires impossibles, le logiciel va procéder automatiquement à la retenue des honoraires , honoraires GLI et effectuer le versement au bailleur. Le gestionnaire devra valider les versements dans le tableau des versements.