1. Accès au dossier locataire
Le gestionnaire doit :
- Se connecter à l’espace propriétaire sur le logiciel.
- Accéder à l’onglet « Mon locataire » depuis la barre de navigation latérale.
- Sélectionner le bien concerné à l’aide du filtre « Tous mes biens » si nécessaire.
- Vérifier que le mandat est activé et que la location est bien en cours, comme indiqué dans le bandeau d’information.
- Cliquer sur « Modifier le locataire » afin d’accéder à l’écran de modification.
Objectif : s’assurer que le bail et le locataire sont correctement rattachés avant toute modification financière.
2. Accès à l’écran « Modifier mon locataire »
Sur l’écran « Modifier mon locataire », le gestionnaire doit :
- Vérifier le bien sélectionné (adresse et lot).
- Cliquer et Déployer la section « Bail » afin de visualiser les différentes informations notamment pour les indemnités d’occupation ou pour le complément de loyer.
3. Ajout d’une indemnité d’occupation
La mise en place d’indemnité d’occupation : Le gestionnaire doit ajouter une date de début dans la case “date de début d’indemnité d’occupation” → cela permet de mettre en place l’indemnité d’occupation sans droit ni titre pour l’avenir (de la même valeur que le loyer mais il n’y aura pas d’appel de loyer et il n’y aura que des appels d’indemnité d’occupation sans droit ni titre).
L’ajout de ligne comptable pour le passé : pour les mois précédent qui aurait du être en indemnité d’occupation : → le gestionnaire doit bien entendu supprimer toute ligne de loyer qui n’a pas été payé puis ajouter un élément comptable de loyer dans la comptabilité du bailleur : cela s’imputera en comptabilité comme une indemnité d’occupation. → le gestionnaire doit modifier toute ligne comptable de loyer passé et réglé qui nécessite d’être une indemnité d’occupation sans droit ni titre. Le gestionnaire doit cliquer sur “trois petits points” puis “modifier” et cela lui permet ajouter en description qu’il s’agit d’une indemnité d’occupation puis il doit “sauvegarder”.
4. Ajout d’un complément de loyer
4.1 Accès aux charges additionnelles
Le gestionnaire doit :
- Faire défiler la page jusqu’à la section « Charges additionnelles ».
- Cliquer sur « Ajouter » puis cliquer à nouveau sur la zone grisée.
Cette action ouvre un formulaire dédié à la création d’une nouvelle ligne de facturation.
4.2 Paramétrage du complément de loyer
Dans le cas d’un complément de loyer, le gestionnaire doit :
-
Renseigner le champ Description - Exemple : « Complément de loyer – caractéristiques exceptionnelles du logement »
-
Sélectionner :
- Type : Refacturation
- Catégorie : Complément au loyer
-
Indiquer le montant mensuel du complément.
-
Vérifier la cohérence juridique du montant et que cela figure bien au contrat de bail.
5. Vérification des coordonnées bancaires
ATTENTION : Le gestionnaire n’a pas besoin d’indiquer l’IBAN du locataire → les informations s’imputeront sur l’appel de loyer qui sera réglé par le locataire chaque mois.
Avant de finaliser, le gestionnaire doit :
- Relire l’ensemble des informations saisies :
- description,
- type,
- catégorie,
- montant.
- Vérifier l’absence d’impact involontaire sur le loyer principal.
- Cliquer sur « Sauvegarder ».
Une fois la sauvegarde effectuée, la charge additionnelle est intégrée au cycle de quittancement et apparaîtra sur les appels de loyers futurs.