1. Pré-requis et activation de la GLI avant tout ajout d’élément comptable.
Avant de procéder à la saisie d’un élément comptable, le gestionnaire doit s’assurer que :
- Le bien concerné est correctement créé et actif dans Kaliz.
- Le mandat de gestion est actif.
- L’offre GLI a bien été activé dans l’offre du bailleur → le gestionnaire doit se rendre dans l’espace “nom/prénom” en haut à droite puis cliquer sur “mon offre” puis “trois petits points” puis “ajuster l’offre” puis cocher l’offre GLI. Les offres GLI doivent avoir été enregistrées par le gestionnaire et l’équipe tech dans le logiciel lors de la migration et première prise en main du logiciel.
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L’assurance GLI doit avoir été cochée dans l’espace du bailleur sur l’onglet “mon locataire” puis cliquer sur la case “modifier mon locataire” pour cocher l’option GLI “activer une assurance loyers impayés”. → Le logiciel vous proposera toujours d’imputer les cotisations pour le mois en cours et les suivants. Cela se fera de manière automatique par le logiciel qui imputera les cotisations. → Le gestionnaire doit vérifier dans la comptabilité que la cotisation du mois en cours est bien passé en ligne comptable. Si non le gestionnaire doit l’ajouter à la main selon le process ci dessous. → Le gestionnaire doit ajouter à la main les lignes de cotisations selon le process ci dessous pour les mois passés qui auraient été oubliés. Le gestionnaire doit avoir la validation de sa GLI au préalable pour cotiser de la GLI sur des mois passés.
Le gestionnaire doit ensuite se rendre sur l’espace du bailleur → onglet comptabilité → puis cocher “ajout d’un élément comptable”.
2. Sélection du bien ou du contrat de location cible
Dans la section « Bien / Contrat de location cible », le gestionnaire doit :
- Sélectionner la propriété concernée par la facture (ex. : appartement, lot, immeuble).
- Sélectionner un contrat de location spécifique via le champ prévu à cet effet (obligatoire)
- Sélectionner le loyer associé sur lequel la cotisation GLI s’imputera (obligatoire)
Cette étape permet de rattacher la dépense à la comptabilité du bon bien immobilier.
3. Saisie de la date comptable
→ Dans la section « Date », le gestionnaire renseigne la date de la cotisation en choisissant la date du mois de loyer concerné → La date indiquée est celle prise en compte de manière comptable dans l’export comptable client. → Le paiement réel de l’élément comptable automatiquement en inscription sur le bordereau de cotisation. Le gestionnaire doit veiller à envoyer le bordereau de cotisation chaque mois à son référent/contact chez son assurance GLI.
4. Renseignement des montants
Dans la section « Montants », le gestionnaire doit :
- Indiquer le montant de la facture en euros dans le champ obligatoire.
- Compléter le champ « Description » afin de préciser la nature de la dépense (ex. : numéro de facture, période concernée, détail de la prestation).
5. Ajout des documents associés
→ Dans la section « Documents associés », le gestionnaire clique sur « Ajouter » afin de joindre la facture fournisseur/entreprise correspondante (format PDF ou image).
→ L’ajout du document est essentiel pour assurer la traçabilité et la conformité comptable.
→ Le document joint permet de justifier la dépense d’un point de vue comptable et fiscal. Le gestionnaire ou le bailleur pourra consulter la facture sur l’élément comptable in fine dans la comptabilité en cliquant sur “trois petits point” puis “voir la facture” sur la ligne comptable concernée.
6. Définition du statut de paiement
Le gestionnaire n’a pas a précisé d’informations bancaires car le logiciel comprend qu’il s’agit d’un versement cotisation à la GLI dont les informations ont été pré enregistrée par l’agence lors de la migration logiciel et prise en main du logiciel. Le gestionnaire doit veiller à envoyer le bordereau de cotisation chaque mois à son référent/contact chez son assurance GLI.
7. Validation et enregistrement
- Après vérification de l’ensemble des informations saisies, le gestionnaire clique sur Sauvegarder.
- La ligne GLI est alors enregistrée en comptabilité et visible dans la liste de la comptabilité sur l’espace du bailleur. La cotisation sera prise sur les revenus locatifs et sera réglée via le bordereau de cotisation GLI
- La cotisation est retenue automatiquement. La cotisation sera prise sur les revenus locatifs ou toute indemnisation GLI perçue. La cotisation sera réglée via le bordereau de cotisation GLI qui doit être envoyée mensuellement par le gestionnaire auprès de son contact référent assurance GLI.
- Dès que le paiement a été effectué, le gestionnaire ne peut plus modifier la ligne comptable.
- Le solde du compte de gestion et le solde locataire sont automatiquement mis à jour.
