Ce process décrit, de manière chronologique et opérationnelle, les étapes à suivre pour ajouter une ligne comptable d’appel de loyer (loyer complet ou loyer partiel) dans le logiciel Kaliz, à partir de l’espace Comptabilité.
1. Pré‑requis
- Le gestionnaire doit se connecter à son logiciel Kaliz et se rendre sur l’espace du bailleur et sélectionner le bon bien concerné
- Le bien et le contrat de location sont correctement sélectionnés et actifs.
- Le mandat de gestion est au statut Activé.
- Le gestionnaire doit s’assurer que la ligne de loyer qu’il veut ajouter n’existe pas en comptabilité.
- ⚠️ MODIFICATION D’UNE LIGNE COMPTABLE DE LOYER : Si la ligne comptable de loyer est déjà existante alors il faut seulement la modifier et il ne faut pas ajouter d’élément comptable : Process : le gestionnaire doit cliquer sur la ligne comptable concernée → puis sur “trois petits points” à droite de la ligne → puis sur “modifier” → puis procéder à la modification de l’information à modifier et valider la modification.
Il ne faut pas modifier une ligne comptable sur laquelle le paiement a été effectuée et le virement a été fait. Cela signifie que la ligne comptable est cloturée. - ⚠️ AUTOMATISATION MENSUELLE : le gestionnaire doit avoir conscience que cet ajout d’élément comptable est rare. En effet le logiciel est automatique pour chaque mois et le gestionnaire ne doit pas ajouter la ligne de loyer manuellement car cela est automatisé (quittancement, appel de loyer et quittance sont automatisées chaque mois).
2. Accès au module Comptabilité
- Le gestionnaire se connecte à l’interface Kaliz sur l’espace du bailleur concerné.
- Le gestionnaire vérifie le bien concerné via le filtre de sélection (ex. APP 1 – ADRESSE – LOT n° X).
- Dans le menu latéral gauche, le gestionnaire sélectionne Ma comptabilité, puis Comptabilité.
- Il contrôle les soldes affichés et les lignes comptables (solde compte et solde locataire) afin de contextualiser l’opération.
3. Création d’un nouvel élément comptable
- Le gestionnaire clique sur le bouton Ajouter un élément comptable.
- L’écran Ajout d’un élément comptable s’affiche.
4. Définition du type d’élément comptable
Dans la section Type d’élément comptable, le gestionnaire sélectionne :
- Revenus.
- Dans le champ Type, il choisit Paiement du loyer.
5. Sélection du bien et du contrat cible
- Dans la section Bien / Contrat de location cible :
- Le champ Propriété est sélectionné (ex. APP 1 – ADRESSE – LOT n° X).
- Le champ Contrat de location est renseigné (obligatoire pour un appel de loyer).
- Le gestionnaire vérifie la cohérence entre le bien et le contrat sélectionnés.
6. Paramétrage de la date
- Dans la section Date :
- Le gestionnaire renseigne la date comptable de l’appel de loyer (ex. 06/02/2026).
- L’option Générer les paiements historiques reste décochée sauf cas spécifique de régularisation antérieure.
7. Saisie des montants
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Dans la section Montants, le gestionnaire renseigne :
- Montant hors charges.
- Montant des charges, le cas échéant.
- TVA si loyer soumis à la TVA.
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Dans le champ Part du loyer, le gestionnaire sélectionne l’option appropriée :
- Loyer complet : pour un appel couvrant l’intégralité de la période.
- Partiel début de bail : en cas d’entrée en cours de mois.
- Partiel fin de bail : en cas de sortie en cours de mois.
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En cas de loyer partiel, le gestionnaire s’assure que les montants sont proratisés conformément aux dates contractuelles et il doit s’assurer des calculs.
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Le gestionnaire ajoute une description dans le champ dédiée à la description pour expliquer l’ajout de cette ligne
8. Ajout de documents associés (optionnel)
- Dans la section Documents associés, le gestionnaire peut cliquer sur Ajouter.
- Il joint tout document justificatif utile (appel de loyer, avenant, justificatif interne, mails etc.).
9. Validation et enregistrement
- Le gestionnaire vérifie l’ensemble des informations saisies.
- Il clique sur Sauvegarder pour valider la création de la ligne comptable.
- La ligne d’appel de loyer apparaît alors dans la liste des mouvements comptables.
10. Points de contrôle post‑création
- Vérifier la bonne imputation sur la comptabilité
- Vérifier le bon ajout de l’appel de loyer dans les documents sinon sur la ligne comptable il peut ajouter un appel de loyer en cliquant sur la ligne comptable concernée → puis “trois petits points” → puis “générer un appel de loyer “ et valider la génération d’un nouvel appel de loyer.
- Contrôler l’impact sur le solde locataire.
- S’assurer de la cohérence avec les échéances de loyer prévues.
- Le gestionnaire peut appeler ou écrire au locataire pour l’informer.
Résultat attendu : l’appel de loyer (complet ou partiel) est correctement enregistré en comptabilité et pris en compte dans le suivi financier du bien.