Comment modifier les informations liées au locataire ou au bail ?

Fonction : « Modifier mon locataire » dans l’onglet “mon locataire” dans l’espace bailleur du logiciel KALIZ

1. Accès à la fonctionnalité

1. Le gestionnaire doit se connecter à son espace du logiciel KALIZ. Il doit indiquer le nom/prénom du locataire ou du bailleur dans la loupe pour se rendre sur l’espace client bailleur du logiciel Kaliz.
2. Le gestionnaire doit veiller à bien sélectionner le bien concerné lorsque le bailleur est multipropriétaire : dans le bandeau déroulant “tous mes biens” il faut sélectionner le bien concerné

3. Le gestionnaire doit sélectionner l’onglet “mon locataire” sur l’espace du bailleurEn haut à droite de l’espace “mon locataire” le gestionnaire doit cliquer sur le bouton « Modifier le locataire ».

4. En haut à droite de l’espace “mon locataire” le gestionnaire doit cliquer sur le bouton « Modifier le locataire ».

2. Vérification du type de bail

1. Le gestionnaire peut modifier le type de bail correspondant s’il y a eu une erreur lors de l’enregistrement du bail dans le logiciel ou après migration de vos données dans le logiciel :
   • Bail d’habitation
   • Bail commercial
   • Annexe
2. Ce choix conditionne les informations affichées par la suite dans l’intégralité du logiciel et doit être vérifié avec attention.

3. Modification des informations d’assurance

1. Le gestionnaire doit ouvrir la section Assurance : en cliquant sur la ligne → le logiciel fait apparaitre l’onglet assurance qui peut être modifié par le gestionnaire.

2. Il doit sélectionner l’option appropriée :

   • Aucune assurance pour ce bien → le gestionnaire coche cette option si le bail est garantie par un garant personne physique ou aucun garant . Attention le bail ne doit pas assuré par une assurance personne morale (GLI, Visale, Garantme, autre).
   • Activer une assurance loyers impayés (GLI) → le gestionnaire coche cette option si le bail est garantie par une assurance personne morale souscrite par le bailleur (GLI). Cette option n’est disponible que si elle a été préalablement souscrite dans l’offre et le bailleur a souscrit un mandat avec assurance.
   • Le locataire a souscrit à une assurance → le gestionnaire coche cette option si le bail est garantie par une assurance personne morale souscrite par le locataire (garantme, visale, etc). Le gestionnaire doit choisir la bonne assurance personne morale.

3. L’activation de l’assurance loyers impayés (GLI) n’est possible que si elle a été préalablement souscrite dans l’offre et que le bailleur à souscrit un mandat avec assurance

4. Quand est ce que le gestionnaire a besoin de venir modifier cet onglet ?
   → lorsque le bailleur souscrit à l’assurance GLI en cours de bail : il s’agit d’une pollicitation assurance et après accord de votre assurance vous pouvez venir l’ajouter ici. La comptabilité se mettra à jour automatiquement pour les mois à venir avec une retenue cotisation GLI chaque mois pour assurer le bail et le bailleur → lorsque le locataire retire son assurance locataire (garantme, cautionéo, smartgarant ou autre) : le gestionnaire peut alors décocher l’option → lorsque le gestionnaire a oublié de cocher l’assurance lors de l’enregistrement du bail/du nouveau locataire dans le logiciel Kaliz : le gestionnaire peut venir ici pour mettre à jour le logiciel et rattraper cet oubli. Le gestionnaire doit ensuite aller voir l’onglet “comptabilité” pour ajouter tout élément comptable (revenus “gli”) sur les mois de loyers qui auraient du cotiser à la GLI pour assurer le bail et le bailleur. → suite à une migration de données pour vérifier au début de l’utilisation du logiciel Kaliz

4. Modification des informations du bail

Dans la section Bail, le gestionnaire doit vérifier et, si nécessaire, modifier les éléments suivants. En cas de changement de données il faut toujours penser à sauvegarder à la fin.

4.1 Informations générales du bail

Le gestionnaire va consulter les informations du bail dans cet onglet. Ces informations peuvent être modifié par le gestionnaire en cas d’erreur, en cas de changement de jour de paiement validé par le locataire et le bailleur, ou en cas d’avenant au bail changeant l’une de ces données.

• Type de bail (ex. location non meublée)
• Date de début du bail : date effective inscrite au bail
• Jour de paiement : date de paiement chaque mois comment indiqué au bail(1er du mois par exemple)
• Périodicité du paiement : mensuelle, trimestrielle, annuelle

4.2 Informations financières

Le gestionnaire peut venir dans cette zone pour modifier des informations financières à la main.

• Loyer hors charges : Le gestionnaire peut consulter cette information. le loyer évolue tout seul dès lors que le gestionnaire a validé la révision de loyer annuelle en respectant la légalité et que la révision est automatique (dans onglet “mon bien” puis “modifier mon bien “puis cocher la case permettant la révision automatique).
• Montant des charges : les charges n’évoluent pas automatiquement après que le gestionnaire ait validé la régularisation de charges. En effet , à la fin de la validation de la régularisation de charge, le logiciel propose et suggère une augmentation ou diminution de charges mais c’est le gestionnaire qui doit manuellement venir dans l’onglet “mon locataire” puis “modifier mon locataire” pour ajouter la modification du montant des charges et indiquer l’explication dans le détail des charges. Il est conseillé au gestionnaire d’informer par email le locataire et le propriétaire.
• Type de charges (récupérables ou non) : impératif à sélectionner selon le bail. Le gestionnaire doit toujours vérifier dans le bail si besoin est pour confirmer l’information. Le gestionnaire peut être amené à changer cette information si et seulement si un avenant a été signé par les parties ou qu’il y a eu une erreur d’enregistrement lors de l’ajout de locataire dans le logiciel.
• Détail des charges (si applicable) : Le gestionnaire peut ajouter la précision et détail des charges concernées.
• TEOM incluse dans les charges si concerné : a cocher par le gestionnaire si le bail indique que la TEOM est incluse dans les charges mensuelles.
• Ajout de charges additionnelles le cas échéant : en cliquant sur cette option, puis sur la bande grise affichée par le logiciel, le gestionnaire peut choisir un type de charges additionnelle. Le gestionnaire peut notamment choisir une réduction ou un complément (eau froide, eau chaude, box internet, ménage, etc mais surtout le complément de loyer).

4.3 Révision du loyer

• Activation ou non de la clause de révision : selon la présence ou non dans le bail
• Fréquence de révision : selon le bail
• Type d’indice (ex. IRL, ILC, ICC) : selon le bail
• Trimestre et année de référence : selon le bail
• Valeur de l’indice : valeur ajoutée automatiquement par le logiciel lors du choix du trimestre et de l’année

Nota Bene :

• Si ces informations sont cochées et remplies, le gestionnaire va réaliser ses révisions de loyer dans le tableau des révisions de loyer (espace gestionnaire → onglet “révisions des loyers” → le gestionnaire réalise ses révisions de loyer à valider).
• Si ces informations ne sont pas cochées ou remplis, aucune révision n’est proposée dans le tableau des révisions.
• L’indice est mis à jour chaque trimestre dans le logiciel
• Si un bailleur ne veut pas faire la révision exceptionnellement il faut annuler la révision dans le tableau “des révisions de loyer” mais il ne faut pas modifier les informations concernant la révision du loyer dans la présente section.

4.4 Dépôt de garantie

• Nombre de mois demandés
• Inclusion ou non des charges
• Montant du dépôt de garantie en euros

Ces informations sont ajoutées en principe selon les clauses du bail signé entre les parties et ajoutées par le gestionnaire lors de l’enregistrement du locataire et du bail. L’information concernant le dépôt de garantie est également visible dans le tableau des “EDL et Dépot de Garantie” mais également dans la comptabilité sur la ligne comptable du “dépôt de garantie”.

5. Modification des informations du locataire : onglet “contrat de bail”

Dans la section Contrats de bail le gestionnaire peut avoir les informations liées au(x) locataire(s), au(x) garant(s), au conjoint. Le gestionnaire peut consulter l’information ou modifier l’information. En cas de modification il est impératif de cliquer sur sauvegarder à la fin du process.

1. Vérifier le statut du locataire :
   • Particulier
   • Professionnel
2. Compléter ou modifier les informations suivantes :
   • Prénom et nom
   • Adresse(s) email (il s’agit de l’adresse e-mail de connexion pour le locataire pour son espace locataire)
   • Numéro de téléphone (en précisant l’indicatif si hors France métropolitaine)
   • Date et lieu de naissance
   • Profession
3. Ajouter, si nécessaire : a tout moment le gestionnaire peut ajouter un conjoint ou une caution/garant sous réserve d’un avenant au bail signé entre les parties. Une fois le conjoint ou caution ajouté, le gestionnaire peut consulter les informations à tout moment.
   • Un conjoint (avec les mêmes informations/coordonnées/adresse)
   • Une caution solidaire (garant)(avec les mêmes informations/coordonnées/adresse)

6. Validation des modifications

1. Une fois l’ensemble des informations vérifiées ou modifiées, le gestionnaire doit cliquer sur « Sauvegarder ».
2. En cas d’erreur ou d’abandon des modifications, le gestionnaire peut cliquer sur « Annuler ».

7. Points de vigilance

• Le gestionnaire doit s’assurer de la cohérence entre les informations du bail et celles du locataire.
• Toute modification impactant les aspects financiers ou contractuels doit être conforme aux documents contractuels signés.
• Certaines informations liées au bien ne sont pas modifiables depuis cette interface.