1. Pré-requis
Avant de procéder à la saisie d’un élément comptable, le gestionnaire doit s’assurer que :
- Le bien concerné est correctement créé et actif dans Kaliz.
- Le mandat de gestion est actif.
- La facture de travaux est disponible en format pdf ou scanné pour l’ajouter dans l’enregistrement de l’écriture comptable (montant, TVA, prestataire, date de facture).
- Les coordonnées bancaires du prestataire sont connues si un paiement doit être effectué (RIB ou sur la facture). S’il s’agit d’un prestataire récurrent le gestionnaire doit avoir enregistre le prestataire dans son espace gestionnaire sur l’onglet “prestataire” puis ajouter l’entreprise et son RIB afin qu’il soit facile de le sélectionner lors de l’enregistrement d’une facture.
2. Accès au module Comptabilité
- Le gestionnaire se connecte à l’espace Kaliz.
- Sur l’espace du bailleur concerné, le gestionnaire clique sur l’onglet “Ma comptabilité” puis sous onglet “Comptabilité”.
- Le gestionnaire choisit le bien concerné à l’aide du filtre « Tous mes biens » pour sélectionner le bon bien concerné sur lequel il faut passer l’élément comptable “ajouter des honoraires”
- Le gestionnaire vérifie le solde du compte de gestion et la situation locataire afin d’anticiper la facturation.
3. Ajouter des honoraires bailleurs (mise en location ou autre) manuellement
→ Accès à la fonctionnalité “d’ajout de l’élément comptable “
Le gestionnaire accède au module de gestion comptable puis sélectionne l’option « Ajout d’un élément comptable » afin de créer un nouveau mouvement comptable rattaché à un compte de gestion.
→ Définition du type d’élément comptable : “HONORAIRES”
Dans la section « Type d’élément comptable » :
- Le gestionnaire sélectionne « Dépenses ».
- Dans le champ Type, il choisit « Honoraires ».
- Dans le champ Sous-type, il sélectionne le sous-type correspondant aux honoraires complémentaires dus au bailleur, selon la nomenclature interne définie dans Kaliz.
- Honoraires Gestion : le gestionnaire doit sélectionner cette option pour ajouter des honoraires de gestion complémentaire au bailleur selon l’offre (rare car le logiciel les imputes automatiquement sur chaque ligne comptable de paiement du loyer)
- Honoraires location : le gestionnaire doit sélectionner cette option pour ajouter des honoraires de mise en location complémentaire ou manquant dans la comptabilité du bailleur selon l’offre (très courant si le gestionnaire utilise un autre logiciel pour réaliser votre mise en location le gestionnaire devra enregistrer les honoraires mise en location bailleur).
- Honoraires autre : le gestionnaire doit sélectionner cette option pour ajouter des honoraires autre selon l’offre / le mandat
- Honoraires grille tarifaire : le gestionnaire doit sélectionner cette option pour ajouter des honoraires complémentaires pour mission exceptionnelle selon la grille tarifaire de l’agence. L’agence doit avoir une grille tarifaire annexée à son mandat pour application par les gestionnaires.
- Honoraires travaux : le gestionnaire doit sélectionner cette option pour ajouter des honoraires complémentaires pour mission travaux selon la grille tarifaire de l’agence. L’agence doit avoir une grille tarifaire annexée à son mandat pour application par les gestionnaires.
- Honoraires déclaration fiscale : le logiciel impute automatiquement ces honoraires dès lors que la case est bien sélectionnée dans l’espace bailleur → “nom/prénom bailleur” → “mon offre” → “trois petits points” puis “ajuster l’offre” puis sélection de l’option “aide à la déclaration fiscale. Cette case doit être cochée lors de l’enregistrement du mandat par le gestionnaire. Si jamais il y a eu manquement, le gestionnaire peut ajouter manuellement ces honoraires et doit sélectionner cette option pour ajouter des honoraires complémentaires d’adf fiscale selon la grille tarifaire de l’agence. L’agence doit avoir une grille tarifaire annexée à son mandat pour application par les gestionnaires.
⚠️ Un message d’alerte rappelle que cet élément comptable correspond à un paiement interne. Le gestionnaire s’assure que les honoraires concernent bien le bailleur et non un partenaire externe ou un locataire.
⚠️ Honoraires GLI : le gestionnaire doit sélectionner l’option “ajout élément comptable” puis “dépense” puis “assurance GLI” pour ajouter des honoraires d’assurance GLI complémentaire ou manquant au bailleur selon le % indiqué dans l’offre et consulté au préalable par le gestionnaire (voir FAQ “ Comment ajouter une ligne comptable de cotisation paiement GLI et activer une GLI?”)
→ Rattachement au bien ou au contrat
Dans la section « Bien / Contrat de location cible » :
-
Le gestionnaire sélectionne la propriété concernée (ex. : appartement, adresse, numéro de lot).
-
Le gestionnaire renseigne le contrat de location associé.
Si aucun contrat spécifique n’est requis, le champ peut être laissé vide.
Ce rattachement garantit une imputation correcte des honoraires au bon bien immobilier.
4. Renseignement de la “date comptable”
Dans la section « Date » :
- Le gestionnaire renseigne la date comptable de l’opération, correspondant à la date d’exigibilité ou de prise en compte des honoraires complémentaires.
Cette date est essentielle pour la bonne période de rattachement comptable.
5. Saisie des “montants” et de la “description”
Dans la section « Montants » :
- Le gestionnaire saisit le montant des honoraires complémentaires, en euros.
- Il complète le champ Description en précisant la nature des honoraires (ex. : honoraires complémentaires – régularisation, prestation spécifique, ajustement contractuel, etc.).
Une description claire facilite les contrôles ultérieurs et la compréhension par le bailleur.
6. Ajout des documents justificatifs
Dans la section « Documents associés » :
- Le gestionnaire clique sur « Ajouter ».
- Il joint tout document justificatif pertinent (avenant, facture interne, calcul détaillé, validation contractuelle, etc.).
L’ajout de pièces permet d’assurer la traçabilité et la conformité comptable.
7. Validation ou annulation de l’opération
Une fois l’ensemble des champs complétés et vérifiés :
- Le gestionnaire clique sur « Sauvegarder » afin d’enregistrer définitivement l’élément comptable.
- En cas d’erreur ou d’abandon de la saisie, il peut sélectionner « Annuler ».
1. Ajouter des honoraires mise en location locataires manuellement
→ Accès à l’espace comptabilité du logement
Le gestionnaire doit se connecter à l’espace Kaliz et vérifier qu’il se trouve bien sur l’espace du client locataire concerné.
Depuis le menu latéral gauche, il doit :
- Cliquer sur « Comptabilité »
- Vérifier la location sélectionnée en haut de l’écran (adresse, lot, appartement)
- S’assurer que la période affichée correspond à l’exercice souhaité
Le solde locataire et l’historique des éléments comptables sont alors visibles.
→ Lancement de l’ajout d’un frais de mise en location
Dans la barre d’actions située en haut de l’écran comptabilité, le gestionnaire doit :
- Cliquer sur le bouton « + Ajout Frais MEL »
Cette action ouvre une fenêtre modale intitulée « Ajout de frais de mise en location locataire ».
→ Saisie des informations de l’élément comptable
Dans la fenêtre d’ajout des frais, le gestionnaire doit renseigner les champs suivants :
-
Description : Indiquer une description claire et professionnelle, par exemple : « Honoraires de mise en location – part locataire - XX/XX/20XX »
-
Date : Sélectionner la date d’exigibilité des honoraires (généralement la date d’entrée dans les lieux ou la date prévue au bail).
-
Montant : Saisir le montant TTC des honoraires à facturer au locataire, conformément au bail et à la réglementation en vigueur.
Le gestionnaire doit vérifier attentivement l’exactitude des informations saisies avant validation.
→ Validation de l’élément comptable
Une fois les champs complétés :
- Le gestionnaire doit cliquer sur « Valider »
L’élément comptable est alors créé et automatiquement intégré à la comptabilité locataire.
→ Contrôle post-validation
Après validation, le gestionnaire doit :
- Vérifier que l’honoraire apparaît bien dans la liste des écritures comptables du locataire
- Contrôler l’impact sur le solde locataire
- S’assurer que l’élément est correctement rattaché à la location concernée
- Faire le rapprochement bancaire de l’écriture à partir du tableau des “rapprochements bancaires impossibles” pour rapprocher les honoraires, le premier loyer et le dépôt de garantie suite à l’entrée dans les lieux. Ensuite le logiciel fera les rapprochements bancaires automatiquement pour les prochains loyers si le locataire utilise le même compte/iban.
Si nécessaire, l’élément peut ensuite être pris en compte dans les appels de loyers ou les régularisations.
2. Ajouter des honoraires mises en location via la rédaction du bail dans l’onglet “mise en location”
**Nous vous conseillons de lire la FAQ “**Comment ajouter ou faire signer un bail avec les honoraires mise en location à partir du logiciel KALIZ ?”.
En passant par cette option du logiciel, le gestionnaire a toujours le choix entre :
- ajouter un bail déjà rédigé/signé pour l’ajouter dans le logiciel avec précision des honoraires de mise en location
- ou bien rédiger un bail via le logiciel pour le faire signer électroniquement depuis le logiciel avec précision des honoraires de mise en location
Le gestionnaire peut donc : → soit uplaoder un bail déjà rédigé et signer et remplir les informations des champs demandés par le logiciel ainsi que les honoraires puis valider le tout. → soit remplir tous les champs ainsi que les honoraires puis valider le tout pour signature électronique depuis le logiciel.
→ Le gestionnaire doit alors suivre toutes les étapes et cliquer sur chaque ligne pour ouvrir la fenêtre et remplir les champs :
→ nature du bail : le gestionnaire doit sélectionner le type de bail
→ import d’un bail existant le cas échéant (ce qui empêche toute signature électronique puisque le bail est déjà rédigé et signé et il s’agit juste d’un ajout). Cette option est a choisir si et seulement si le bail a été rédigé et signé par le gestionnaire via une plateforme externe.
→ propriétaire : le gestionnaire doit cliquer sur la ligne et vérifier les infos qui sont préremplies par l’application
→ bien concerné : le gestionnaire doit cliquer sur la ligne et vérifier les infos qui sont préremplies par l’application et ajouter toute précision utile
→Assurance : le gestionnaire doit cliquer sur la ligne et choisir le type d’assurance qu’il y a sur le bien. Attention pour choisir la GLI il est nécessaire d’avoir cocher l’offre GLI dans “mon offre” dans l’espace bailleur
→ Le bail : le gestionnaire doit cliquer sur la ligne et remplir les informations manquantes
→ Clause particulière : le gestionnaire doit cliquer sur la ligne et ajouter toute clause légale qu’il souhaite ajouter au bail
→ Contrat de bail : le gestionnaire doit cliquer sur la ligne et ajouter toute précision , coordonnées locataires et garants
→ Honoraires : le gestionnaire doit cliquer sur la ligne et ajouter les honoraires légaux, convenus et vérifiés par ses soins.
→ Précisions et ajout des honoraires de mise en location :
- Mise à jour des plafonds réglementaires
Le gestionnaire vérifie et, si nécessaire, met à jour :
→ le plafond des honoraires de bail (8 ou 10 ou 12 €/m²) conformément à la réglementation en vigueur. → le plafond des honoraires d’état des lieux (3 €/m²) conformément à la réglementation en vigueur. Les montants calculés automatiquement par le logiciel KALIZ doivent être vérifiés avant validation.
- Honoraires à la charge du propriétaire
Le gestionnaire doit remplir les champs :
→ le mode de perception (interne ou externe par une autre agence) : si vous réaliser la mise en location il faut cocher “INTERNE”
→ le montant des honoraires bailleur pour :
- la mise en location
- l’état des lieux
- les éventuels honoraires complémentaires pour arriver au % ou montant convenu dans le mandat de mise en location
Les montants calculés automatiquement par le logiciel KALIZ doivent être vérifiés avant validation.
- Honoraires à la charge du locataire
Le gestionnaire renseigne :
→ les honoraires preneur pour la mise en location,
→ les honoraires preneur pour l’état des lieux,
en veillant au strict respect des plafonds légaux.
Les montants calculés automatiquement par le logiciel KALIZ doivent être vérifiés avant validation.
→ Prévisualisation du bail
Une fois l’ensemble des informations complétées, le gestionnaire clique sur « Prévisualiser le bail ».
Cette étape est obligatoire afin de :
- vérifier la cohérence juridique du document,
- contrôler les montants financiers,
- s’assurer de l’exactitude des informations locataire, bailleur et bien.
Toute anomalie doit être corrigée avant poursuite.
→ Validation, signature du bail et automatisation
Après validation du contenu, le logiciel Kaliz va automatiquement :
→ lancer la signature électronique du bail avec les locataires, garants, représentant du bailleur au sein de l’agence (SAUF POUR LES AJOUTS DE BAIL DÉJÀ SIGNÉS)
→ créer automatiquement l’espace du locataire dans l’onglet “mon locataire” sur l’espace du bailleur et le bien concerné
→ créer automatiquement la comptabilité avec les premières lignes comptables : DG, loyer, honoraires
→ ajouter les annexes et le bail automatiquement dans l’espace “documents” sur l’espace du bailleur et le bien concerné
Le gestionnaire doit ensuite :
→ vérifier que tout est bien enregistré
→ inviter le locataire à se connecter dans son espace locataire sur le logiciel
→ cliquer sur conformité pour réclamer tout document manquants du locataire ou du propriétaire →vérifier que la GLI/ASSURANCE/ VISALE est bien cochée et activée dans l’onglet “mon locataire” puis “modifier mon locataire” puis cliquer sur “assurance” pour choisir le type d’assurance et cocher la bonne assurance.
→ vérifier que le bien est en révision automatique pour la révision du loyer
→ dans l’onglet “mon bien” puis cliquer sur “modifier mon bien” puis cliquer sur “information du bail” puis cocher l’option “révision du loyer automatique”
→ faire les premiers rapprochements bancaires depuis le tableau des rapprochements bancaires impossibles. Ensuite le logiciel fera les rapprochements bancaire automatiquement pour les prochains paiements de loyers et charges.
→ reverser et transférer le dépôt de garantie DG si le bailleur souhaite récupérer ce montant
→ le gestionnaire doit aller dans le tableau “suivi des EDL et DG” pour effectuer le transfert de DG.
→ une fois que le gestionnaire a fait les premiers rapprochements bancaires impossibles, le logiciel va procéder automatiquement à la retenue des honoraires , honoraires GLI et effectuer le versement au bailleur. Le gestionnaire devra valider les versements dans le tableau des versements.