Cet onglet présents dans les onglets de gauche du menu de “l’espace bailleur” permet au client bailleur comme au gestionnaire de consulter et d’ajouter tout document nécessaire et indispensable au dossier du client bailleur et/ou locataire. Cela permet d’éviter à 99% le papier et les dossiers papiers.
Le gestionnaire ajoutera toujours les documents dans l’espace bailleur pour : les documents du bien, les documents du bailleur, et les documents locataires. Les documents concernant le locataire se mettront à jour directement dans l’espace locataire.
7.1 - Lecture et compréhension de l’espace document
→ Pour chaque document le gestionnaire va pouvoir cliquer sur “trois petits points” pour :
- voir le document
- télécharger le document
- envoyer le document
- supprimer le document
→ Documents de gestion : documents du bailleur liés à la gestion du ou des biens mis en gestion via un mandat de gestion
- Rapports mensuels
- Comptes rendus
- Relevés
- mandat de gestion
→ Documents du bien : documents du bailleur liés au bien immobilier lui même
- Diagnostics
- Actes de propriété
- Plans
- carte reproduction de clefs
- attestation assurance PNO
- ADF copropriété
- décompte de charges
- Taxe foncière
- règlement de copropriété
- attestation de détecteur de fumée DAAF
→ Documents de location : documents du bailleur et du locataire liés au bail
- Bail
- État des lieux
- Avenants
- attestation MRH locataire
- Agrément locataire GLI ou VISALE
- Carte ID et dossier locataire
- révision de loyer
- quittances
- avis d’échéance
- relance / mise en demeure etc
- régularisation de charges
→ Documents personnels (du bailleur)
- carte ID du / des bailleurs
- Extrait Kbis et document en cas de bailleur société ou SCI
- RIB du bailleur en pdf
7.2 - Utilisation des boutons (IBAN, DOCUMENTS, FACTURE, EXPORTER)
→ Boutons
- Ajouter un IBAN : action permettant au bailleur d’ajouter son iban dans les documents et le gestionnaire doit ensuite valider le document dans son tableau de validation des documents pour ensuite l’ajouter dans “mes sociétés” dans l’espace “mon compte du bailleur”.
- Ajouter un document : action permettant au bailleur ou au gestionnaire d’ajouter tout document dans l’espace document. Cet onglet sera beaucoup plus utilisé par le propriétaire pour ajouter tout élément important au dossier et concernant le bien.
- Ajouter une facture : action permettant au gestionnaire d’ajouter une facture dans les documents et dans la comptabilité
- Exporter → pour exporter tout document (10 par 10).
→ AJOUT D’UN DOCUMENT
-
Le gestionnaire ou le bailleur peut cliquer sur le bouton Ajouter un document → L’écran Ajout de document s’ouvre et permet de renseigner les informations nécessaires.
-
Le gestionnaire ou le bailleur peut compléter les champs suivants :
- Nom: intitulé du document (champ obligatoire).
- Fichier : a ajouter
- cliquer dans la zone « Cliquer ou glisser ici » pour téléverser un fichier,
- ou glisser-déposer le document directement dans la zone prévue.
- possibilité d’informer le propriétaire : En cochant la case Informer le propriétaire, le gestionnaire peut déclencher une information automatique au propriétaire concerné lors de l’ajout du document.
- sélectionner le type de document : Le gestionnaire ou le bailleur peut sélectionner le Type de document via la liste déroulante.
- associé le document à une propriété : Si nécessaire, le gestionnaire ou le bailleur peut sélectionner une location associée (adresse, lot, logement concerné) afin de rattacher le document au bon lot.
- définir la date d’échéance : Le gestionnaire ou le bailleur peut renseigner une date d’échéance, notamment pour les documents à durée limitée (assurance, diagnostics) cela permet au logiciel de réaliser les relances automatiques et de déceler quand un document est arrivé à échéance.
- cliquer sur “+ ajouter un pdf contenant plusieurs documents” : en cliquant sur ce option rouge le gestionnaire peut ajouter un pdf contenant plusieurs documents et il peut l’enregistrer sous le nom de chaque document.
- Enregistrer le document : Une fois l’ensemble des informations complétées, le gestionnaire ou le bailleur peut :
- cliquer sur Sauvegarder pour enregistrer le document,
- ou cliquer sur Annuler pour abandonner l’ajout.
→ AJOUT D’AUTRES ELEMENTS (IBAN, FACTURE)
- Ajout d’un IBAN
Depuis l’espace Documents, le gestionnaire ou le bailleur peut également ajouter un IBAN :
- renseigner le bénéficiaire (obligatoirement identifié),
- saisir ou téléverser l’IBAN,
- indiquer s’il est lié à une Société ou à un Bien,
- ajouter une note pour validation si nécessaire,
- sauvegarder l’IBAN.
- Ajout d’une facture
Le gestionnaire ou le bailleur peut ajouter une facture en complétant :
- le montant,
- la date,
- la description,
- le fichier de facture,
- la location associée,
- le destinataire,
- une note pour validation si besoin.
→ EXPORTER DES DOCUMENTS
Le gestionnaire ou le bailleur peut sélectionner un ou plusieurs documents et lancer un export.Une fenêtre de confirmation s’affiche indiquant le nombre de documents à télécharger.
Il est alors possible de :
- cliquer sur Oui pour confirmer le téléchargement,
- cliquer sur Non pour annuler l’opération.
