1. Pré-requis
Avant de procéder à la saisie d’un élément comptable, le gestionnaire doit s’assurer que :
- Le bien concerné est correctement créé et actif dans Kaliz.
- Le mandat de gestion est actif.
- Le gestionnaire doit avoir sélectionné le bon bien sur l’espace du bailleur
- Le gestionnaire doit savoir quel élément comptable il doit ajouter dans la comptabilité et avoir le document PDF qui correspond.
2. Accès au module Comptabilité
- Le gestionnaire se connecte à l’espace Kaliz.
- Sur l’espace du bailleur concerné, le gestionnaire clique sur l’onglet “Ma comptabilité” puis sous onglet “Comptabilité”.
- Il choisit le bien concerné à l’aide du filtre « Tous mes biens » pour sélectionner le bon bien concerné sur lequel il veut passer sa facture en comptabilité.
- Il vérifie le solde du compte de gestion et la situation locataire afin d’anticiper toute facturation en dépense comptable sur le compte du bailleur.
3. Ajout d’un d’élément comptable “DEPENSE”
Dans la section « Type d’élément comptable », le gestionnaire doit :
- Sélectionner « Dépenses » afin d’indiquer qu’il s’agit d’une charge.
- Choisir le type de dépense correspondant à la facture dans la liste déroulante « Type », par exemple :
- Abonnement fournisseur → a choisir pour enregistrer la facture d’un abonnement fournisseur récurrent.
- Travaux déductibles / non déductibles → a choisir pour enregistrer une facture de travaux déductible ou non déductible dans la comptabilité du bailleur (voir FAQ “comment enregistrer une facture travaux déductible ou non déductible en comptabilité?”)
- Assurance → a choisir pour enregistrer la facture d’une assurance PNO bailleur à régler ou déjà réglée (paiement externe) afin de l’afficher en comptabilité et de la prendre en compte dans l’adf fiscale.
- Assurance GLI → a choisir pour enregistrer une ligne de cotisation paiement assurance GLI (voir FAQ “Comment ajouter une ligne comptable de cotisation paiement GLI et activer une GLI?”)
- Intérêt de prêt immobilier → ne pas choisir cette option, le logiciel l’ajoute automatiquement dans la comptabilité bailleur dès lors que le bailleur a enregistrer des informations personnelles liées au financement et acquisition de son bien dans l’onglet “mes finances”.
- Impôts et taxes → a choisir si le bailleur souhaite que le gestionnaire ajoute des frais impôts et taxes autre que la taxe foncière/teom (par exemple le paiement d’impôt sur les sociétés pour une SCI → a mettre en “paiement externe” lors de l’enregistrement de l’élément comptable).
- Frais administratifs et de gestion → a choisir pour enregistrer la facture d’un avocat, d’un huissier, d’un prestataire autre que travaux, prestation EDL externe etc.
- Paiement de charges → a choisir par le gestionnaire lorsqu’il faut payer un appel de fond de copropriété ou un décompte de charges.
- Dépenses liées au locataire → Exemples de types disponibles :
- Dépôt de garantie – Remboursement locataire → Cette option est utilisée uniquement en choisissant “paiement externe” quand le traitement du DG a été fait en dehors du logiciel. Attention ne pas choisir cette option, le logiciel l’ajoute automatiquement dans la comptabilité bailleur dès lors que le gestionnaire réalise le traitement du dépôt de garantie via le logiciel dans l’onglet “suivi EDL et DG”
- Reprise comptable – Locataire → ne pas choisir cette option, le logiciel l’ajoute automatiquement dans la comptabilité bailleur dès lors que l’on ajoute un bail déjà loué et occupé avec une reprise comptable locataire
- Remboursement locataire → a choisir lorsque le gestionnaire souhaite réaliser un remboursement locataire. Voir la FAQ Comment faire remboursement au locataire (immédiat ou différé sur prochain quittancement)?
- Remboursement de charges → ne pas choisir cette option, le logiciel l’ajoute automatiquement dans la comptabilité bailleur dès lors que le gestionnaire réalise le traitement du remboursement de charges dans l’onglet “mon bien” sur l’espace bailleur → puis cliquer sur la “card syndic / régularisation de charges” → puis sur “trois petits points” → puis sur “réaliser la régularisation de charges “
- Dépenses liées au propriétaire → Exemples de types disponibles :
- Dépôt de garantie – Indemnisation propriétaire →
- Versement de fonds → a choisir pour réaliser un versement de fond au bailleur qui aurait un solde créditeur . ATTENTION il ne faut pas faire cette action pour le versement du loyer qui est automatique et qui se met automatiquement dans le tableau des versements.
- Dépôt de garantie – Transfert propriétaire → Cette option est utilisée uniquement en choisissant “paiement externe” quand le traitement du DG a été fait en dehors du logiciel. Attention ne pas choisir cette option, le logiciel l’ajoute automatiquement dans la comptabilité bailleur dès lors que le gestionnaire réalise le traitement du dépôt de garantie via le logiciel dans l’onglet “suivi EDL et DG”
- Reprise comptable – Propriétaire → ne pas choisir cette option, elle n’est utilisée qu’en cas de reprise de mandat interne entre deux filiales avec un solde débiteur/créditeur du bailleur.
- Dépenses liées à l’agence ou autres charges → Exemples de types disponibles :
- Honoraires complémentaire pour votre agence → a choisir pour enregistrer des honoraires complémentaire (voir FAQ “comment enregistrer des honoraires complémentaires en comptabilité?”)
- Autres dépenses → a choisir pour enregistrer pour enregistrer une facture “autre” si les champs proposés ne correspondent pas à votre facture.
- Taxe foncière→ a choisir pour enregistrer une taxe foncière du bailleur à régler à sa place par vos soins ou bien déjà réglée (paiement externe). Attention si vous avez enregistrer la TEOM alors la ligne comptable de taxe foncière se met automatiquement dans la comptabilité.
4. Ajout d’un d’élément comptable “REVENU”
→ Revenus liés au locataire
Exemples de types disponibles :
- Paiement du loyer → permet au gestionnaire d’ajouter une ligne comptable de paiement du loyer. Attention en principe cela reste exceptionnel car le logiciel automatise cette ligne tous les mois depuis le 1er jour d’enregistrement du bail/locataire dans le logiciel. Avec toutes les données que vous avez indiqué dans le logiciel, le logiciel automatise dès le 1er jour la création de la ligne de paiement du loyer, le quittancement chaque mois, et les lignes de paiements de loyer chaque mois jusqu’à la sortie des lieux.
- Dépôt de garantie → permet au gestionnaired’ajouter une ligne comptable de paiement du loyer. Attention en principe cela reste exceptionnel car le logiciel automatise cette ligne dès le 1er jour d’enregistrement du bail/locataire dans le logiciel.
- Reprise comptable – Locataire → permet au gestionnaire d’ajouter une ligne comptable de paiement du loyer. Attention en principe cela reste exceptionnel car le logiciel automatise cette ligne dès le 1er jour d’enregistrement du bail/locataire dans le logiciel.
- TEOM → permet au gestionnaire d’ajouter une ligne comptable de TEOM. Le gestionnaire peut également le faire via l’onglet bleu clair “ajouter les TEOMs” sur l’espace comptable bailleur.
- Refacturation locataire → permet au gestionnaire de refacturer une dépense au locataire qui aurait du être pris en charge par ses soins.
- Dégradations locataire → Cette option est utilisée uniquement en choisissant “paiement externe” quand le traitement du DG a été fait en dehors du logiciel. Attention ne pas choisir cette option, le logiciel l’ajoute automatiquement dans la comptabilité bailleur dès lors que le gestionnaire réalise le traitement du dépôt de garantie via le logiciel dans l’onglet “suivi EDL et DG”
Ces options permettent d’enregistrer les encaissements ou refacturations imputables au locataire.
→ Revenus liés au propriétaire
- Appel de fonds → permet au gestionnaire de demander une somme au bailleur propriétaire pour combler un solde débiteur bailleur.
- Dépôt de garantie – Appel de fonds → permet au gestionnaire de demander au bailleur de lui renvoyer le dépôt de garantie détenu par le propriétaire afin qu’il soit détenu en interne
- Reprise comptable – Propriétaire → ne pas choisir cette option, elle n’est utilisée qu’en cas de reprise de mandat interne entre deux filiales avec un solde débiteur/créditeur du bailleur.
Ces mouvements correspondent aux sommes appelées ou reversées dans le cadre de la gestion du bien pour le compte du propriétaire.
→ Revenus liés à l’assurance
- Facturation externe des frais assurance GLI → permet au gestionnaire de facturer des frais externes GLI pour percevoir ces frais sur le compte bailleur
- Indemnisation GLI → permet au gestionnaire de facturer des indemnisations GLI trop perçues à récupérer en revenus sur la comptabilité de l’espace bailleur propriétaire du logiciel
- Paiement d’assurance → permet au gestionnaire de facturer des remboursements de paiement assurance trop versés à imputer sur la comptabilité de l’espace bailleur propriétaire du logiciel
Ces revenus concernent les indemnisations ou refacturations liées aux garanties d’assurance.
→ Revenus liés aux charges ou à l’agence
- Régularisation de charges → ne pas choisir cette option, le logiciel l’ajoute automatiquement dans la comptabilité bailleur dès lors que le gestionnaire réalise le traitement du remboursement de charges dans l’onglet “mon bien” sur l’espace bailleur → puis cliquer sur la “card syndic / régularisation de charges” → puis sur “trois petits points” → puis sur “réaliser la régularisation de charges “
- Remboursement fournisseur → permet au gestionnaire de demander un remboursement à un fournisseur qui aurait reçu un trop perçu de la part du gestionnaire.
- Honoraires → permet au gestionnaire de rembourser des honoraires de gestion que le gestionnaire n’aurait pas du imputer en comptabilité bailleur → nous conseillons au gestionnaire d’aller dans “mon offre” dans le “nom/prénom” du bailleur sur l’espace bailleur afin d’ajouter une réduction d’honoraires exceptionnelle et fixe qui s’imputera sur le prochain mois.
- GLI → permet au gestionnaire de facturer des remboursements cotisations GLI trop versées à récupérer en revenus sur la comptabilité de l’espace bailleur propriétaire du logiciel
→ Autres revenus
- Autre revenu → permet au gestionnaire d’ajouter tout autre revenus qui n’entrerait pas dans les autres choix proposé par le logiciel
Cette option permet d’enregistrer un revenu ne relevant d’aucune catégorie spécifique.
5. Remplir tous les autre champs pour valider l’élément comptable
→ Sélectionner le bien et le contrat de location
Dans la section Bien / Contrat de location cible :
- Le gestionnaire doit sélectionner la propriété concernée.
- Il doit ensuite choisir le contrat de location associé au remboursement.
Ces informations permettent d’imputer correctement l’opération comptable.
→ Renseigner la date comptable
Dans la section Date :
- Le gestionnaire doit renseigner la date comptable du remboursement.
Cette date correspond généralement à la date effective ou prévue du remboursement.
→ Indiquer les montants
Dans la section Montants :
- Le gestionnaire doit saisir le montant du remboursement en euros.
- Le gestionnaire doit compléter le champ Description afin de préciser la nature du remboursement (ex. : trop-perçu de loyer, régularisation de charges, remboursement travaux, etc.).
→ Ajouter les documents associés
Dans la section Documents associés :
- Le gestionnaire doit cliquer sur Ajouter.
- Il doit joindre l’ensemble des justificatifs nécessaires (factures, relevés, courriers, accords, etc.).
Ces documents sont indispensables pour la traçabilité et les contrôles comptables.
→ Définition du statut de paiement pour les écritures en dépenses nécessitant des précisions.
En “REVENU”→ il suffit de choisir l’option “Paiement à faire”.
En “DEPENSE” → dans la section Informations de paiements, le gestionnaire sélectionne le Statut de paiement approprié pour les écritures comptables en “DEPENSES”.
- Paiement à faire : le règlement n’a pas encore été effectué et doit être effectué par le gestionnaire utilisant le logiciel avec versement/virement.
- Paiement externe déjà effectué en dehors de la plateforme : la facture a déjà été réglée et le gestionnaire l’enregistre comptablement sans versement/virement.
- Payé par l’agence : lorsque le réglement a été fait par l’agence en debours avec un autre compte que celui de la carte G (très rare)
→ Choix du mode de financement
- Dans le champ Mode de financement du compte de gestion, le gestionnaire choisit l’option adaptée :
- Appliquer une retenue sur le versement du loyer : la dépense sera déduite des loyers à reverser.
- Effectuer un appel de fonds : un appel de fonds sera réalisé auprès du propriétaire afin qu’il verse le montant rapidement pour pouvoir régler l’appel de fonds. Cela est conseillé dès que le montant de la facture dépasse plus de 2 mois de loyers.
- Déjà financé : la dépense a déjà été couverte. Le gestionnaire ne doit pas choisir cette option, c’est le logiciel qui mettra la ligne automatiquement en “déjà financé” dès lors que le paiement aura eu lieu.
- Ce choix dépend du solde du compte de gestion, du solde locataire et paiements du loyer, mais également des instructions du propriétaire.
→ Renseignement des informations bancaires
- Le gestionnaire sélectionne un IBAN existant ou saisit un nouvel IBAN pour le prestataire :
- Il peut choisir un IBAN préféré si celui-ci est déjà enregistré dans la plateforme via l’onglet “prestataire” où les entreprises sont enregistrés
- Il peut ajouter un nouvel IBAN (il faudra l’ajouter en format PDF ou facture s’il apparait sur celle-ci).
- Les champs complémentaires peuvent être renseignés :
- Note pour validation (si nécessaire),
- Référence de virement pour le suivi bancaire.
→ Validation et enregistrement
- Après vérification de l’ensemble des informations saisies, le gestionnaire clique sur Sauvegarder.
- La ligne comptable est alors enregistrée en comptabilité et visible dans la liste de la comptabilité sur l’espace du bailleur. Le gestionnaire peut le modifier ou le consulter à tout moment tant qu’aucun paiement n’a été effectué.
- Dès que la somme a été perçue ou imputée sur l’élément comptable par le rapprochement bancaire automatique alors la ligne comptable affichera le paiement en cours et la sous-ligne de versement.
- Le versement apparaitra dans le tableau des versements afin que le gestionnaire valide le versement et envoie le listing à la banque pour virement.
- Dès que le paiement a été effectué, le gestionnaire ne peut plus modifier la ligne comptable.
- Le solde du compte de gestion et le solde locataire sont automatiquement mis à jour.
