1. Pré Requis
- Le gestionnaire doit se connecter à son logiciel Kaliz et se rendre sur l’espace du bailleur et sélectionner le bon bien concerné
- Le bien et le contrat de location sont correctement sélectionnés et actifs.
- Le mandat de gestion est au statut Activé.
- Le gestionnaire doit s’assurer que la ligne comptabqu’il veut ajouter n’existe pas en comptabilité.
- ⚠️ MODIFICATION D’UNE LIGNE COMPTABLE : si la ligne comptable existe déjà, le gestionnaire peut la modifier directement et n’a pas besoin d’ajouter une nouvelle ligne.
Process : le gestionnaire doit cliquer sur la ligne comptable concernée → puis sur “trois petits points” à droite de la ligne → puis sur “modifier” → puis procéder à la modification de l’information à modifier et valider la modification.
Il ne faut pas modifier une ligne comptable sur laquelle le paiement a été effectuée et le virement a été fait. Cela signifie que la ligne comptable est cloturée.
- ⚠️ AUTOMATISATION COMPTABLE : le gestionnaire doit veiller à ne pas faire de doublon. En effet :
- si une ligne travaux a été ajoutée en comptabilité avec l’information de paiement par un appel de fonds au bailleur, alors le logiciel a déjà créé la ligne d’appel de fonds bailleur automatiquement en comptabilité. De ce fait il n’y a pas besoin d’en créer une nouvelle.
- si une ligne
Le gestionnaire doit accéder au module de comptabilité puis sélectionner l’action « Ajouter un élément comptable » afin d’enregistrer un nouveau mouvement dans le compte de gestion du bailleur.
2. Sélection “appel de fonds” ou “versement de fonds” sur la comptabilité du bailleur
→ Le gestionnaire doit se rendre sur l’espace comptabilité bailleur
Voici les premières étapes a réaliser par le gestionnaire :
- Le gestionnaire se connecte à l’interface Kaliz sur l’espace du bailleur concerné.
- Le gestionnaire vérifie le bien concerné via le filtre de sélection (ex. APP 1 – ADRESSE – LOT n° X).
- Dans le menu latéral gauche, le gestionnaire sélectionne Ma comptabilité, puis Comptabilité.
- Il contrôle les soldes affichés et les lignes comptables (solde compte et solde locataire) afin de contextualiser l’opération.
- Le gestionnaire doit cliquer sur “ajout d’un élément comptable” pour ajouter un versement de fonds ou un appels de fonds.
→ Dans le bloc « Type d’élément comptable », le gestionnaire doit définir la nature du mouvement :
- Appel de fonds au bailleur
- Sélectionner Revenus
- Choisir le type « Appel de fonds »
- Activer, si nécessaire, l’option « Notifier le propriétaire » afin d’informer le bailleur de la création de l’appel de fonds.
- Versement de fonds au bailleur
- Sélectionner Dépenses
- Choisir le type « Versement de fonds »
Ce choix conditionne le traitement comptable et l’impact sur le solde du compte bailleur.
3. Sélection du bien et/ou contrat de location
Dans la section « Bien / Contrat de location cible », le gestionnaire doit :
- Sélectionner la propriété concernée dans le champ obligatoire
- Associer, le cas échéant, un contrat de location (champ optionnel)
Cette étape garantit une affectation correcte du mouvement comptable au patrimoine concerné.
4. Saisie de la date comptable
Dans le bloc « Date », le gestionnaire doit renseigner la date de prise en compte comptable du mouvement (date d’appel ou date de versement effectif).
Cette date conditionne l’intégration du mouvement dans les périodes comptables et les reportings financiers.
5. Renseignement des montants et de la description
Dans la section « Montants », le gestionnaire doit :
-
Renseigner le montant TTC du mouvement (champ obligatoire)
-
Compléter le champ Description afin de préciser la nature de l’opération
(exemple : appel de trésorerie mensuel, régularisation, versement du solde bailleur, etc.)
Une description claire facilite le suivi, les contrôles et les échanges avec le bailleur.
6. Ajout de documents associés (optionnel mais recommandé)
Dans le bloc « Documents associés », le gestionnaire peut joindre tout document utile :
- Tout document justificatif ou facture ou export comptable
- Relevé de gestion
- Justificatif de virement
- Courrier ou validation interne
Ces pièces renforcent la traçabilité et la conformité comptable.
7. Paramétrage des informations de paiement (versement uniquement)
Dans le cas d’un versement de fonds, le gestionnaire doit compléter la section « Informations de paiements » :
- Vérifier ou définir le statut du paiement (ex. : Paiement à faire)
- Mettre à jour ce statut ultérieurement selon l’avancement réel du règlement
Dans le cas d’un appel de fonds, le gestionnaire n’a pas d’information de paiement à mettre dans l’élément comptable.
8. Validation et enregistrement
→ Après vérification de l’ensemble des informations saisies, le gestionnaire doit :
- Cliquer sur « Sauvegarder » pour enregistrer définitivement l’élément comptable
- Ou sélectionner « Annuler » en cas d’abandon ou de correction nécessaire
L’élément est alors intégré à la comptabilité et visible dans les états financiers du bailleur.
→ Le logiciel va automatiquement :
- ajouter l’élément comptable en comptabilité
- envoyer un email d’information automatique au bailleur pour l’informer de l’appel de fonds ou du versement de fonds
- mettre la ligne dans le tableau des versements a valider par le gestionnaire (dans le cas du versement de fonds). Le gestionnaire devra valider la ligne dans son tableau des versements pour envoyer ensuite l’export à la banque pour réalisation des virements.
- le gestionnaire devra faire le rapprochement bancaire quand le bailleur aura effectué le virement sur à l’appel de fond réalisé par le gestionnaire. Dès réception des fonds, le gestionnaire pourra effectuer le rapprochement bancaire dans le tableau des “rapprochements bancaires impossibles”