Comment ajouter un appel de fonds de copropriété dans la comptabilité du bailleur ?

Ce process a pour objectif de décrire les étapes permettant d’enregistrer un appel de fonds de copropriété en comptabilité dans le logiciel Kaliz, afin d’assurer le suivi comptable et financier des charges de copropriété rattachées à un bien.

1. Prérequis

• Le gestionnaire doit être connecté à son espace Kaliz.
• Le bien concerné doit être actif et correctement paramétré dans le logiciel.
• la card “SYNDIC / Régularisation de charges” doit avoir été complété par le gestionnaire dans l’espace bailleur→ dans l’onglet “mon bien” → dans la card “syndic/régularisation de charges” → puis cliquer sur “modifier” et ajouter tous les éléments d’informations notamment le RIB SYNDIC

• L’appel de fonds transmis par le syndic doit être disponible et scanné pour avoir toutes les informations et l’ajouter dans le logiciel lors de l’enregistrement de l’élément comptable (montants, nature des charges, période concernée).

2. Accès à la comptabilité du bien

1. Le gestionnaire accède à l’onglet « Ma comptabilité » dans l’espace bailleur, puis le sous onglet « Comptabilité ».
2. Il sélectionne le bien concerné dans la liste déroulante (ex. APP 1 – ADRESSE – LOT n° X).
3. Une fois sur l’écran de comptabilité du bien, le gestionnaire clique sur le bouton « Ajouter un élément comptable » situé en haut à droite de l’écran.

3. Choisir l’ajout d’un élément comptable “appel de fond de copropriété”

Dans la section “type d’élément comptable”, le gestionnaire clique sur “ajout d’un élément comptable” puis dans la fenêtre « Ajout d’un élément comptable », le gestionnaire sélectionne :

• Type d’élément comptable : le gestionnaire choisit “Dépenses”
• Dans le champ Type, le gestionnaire sélectionne « Paiement de charges ».
• Dans le champ Sous-type, le gestionnaire sélectionne**« Appel de fonds provisionnel » pour ajouter un appel de fonds de copropriété** (ou bien décompte de charge pour ajouter un appel de fond de décompte de charges - ATTENTION souvent le décompte de charge est pris en compte dans le dernier appel de fonds de copropriété donc il ne faut pas faire de doublon).

4. Sélection du bien et du contrat

Dans la section « Bien / Contrat de location cible » :

• Le gestionnaire vérifie que le bien concerné est correctement sélectionné.
• Il sélectionne, le cas échéant, le contrat de location associé

5. Saisie de la date comptable

Dans le champ Date, le gestionnaire renseigne la date de l’appel de fonds ou la date de paiement souhaitée (ex : le 1er jour du trimestre concerné par l’appel de fonds de copropriété trimestriel).

6. Saisie des montants de l’appel de fonds

1. LES MONTANTS : Dans la section Montants, le gestionnaire renseigne :

   • Le montant total de l’appel de fonds débiteur (en valeur négative s’agissant d’une dépense). Attention si l’appel de fond est créditeur il faut l’enregistrer dans les documents ou à 0 mais il ne faut pas mettre de valeur positive).

   • Le détail des composantes de l’appel de fonds, toujours dans l’ordre suivant :

     • Appel de fonds de travaux exceptionnel : 0 ou le montant indiqué
     • Appel de fonds de travaux ALUR : 0 ou le montant indiqué dans l’appel de fonds
     • Appel de provision : le restant

     ATTENTION BIEN NOTER : “le montant total = appel de fonds travaux exceptionnel + appel de fonds travaux ALUR + appel de provision” . Cette équation doit toujours être respecté sinon le logiciel bloquera l’enregistrement.

     • Mobilisation de fonds ALUR : il s’agit du montant informatif indiqué en “mobilisation fonds alur” sur l’appel de fonds de copropriété
2. LA DESCRIPTION: Le gestionnaire doit compléter le champ Description afin de préciser la période ou la nature de l’appel de fonds (ex. Appel de fonds copropriété – 1er trimestre 2026).

7. Ajout des documents associés (optionnel)

1. Dans la section « Documents associés », le gestionnaire clique sur « Ajouter ».
2. Il joint l’appel de fonds transmis par le syndic (format PDF ou scanné).

8. Informations de paiement

→ Statut du paiement : le gestionnaire sélectionne

• Paiement à faire : s’il faut faire le paiement et cela permettra d’avoir le versement en attente dans votre tableau des versements afin de faire le virement.
• Paiement externe déjà effectué : si le paiement a déjà été effectué par le bailleur en externe de la plateforme et cela n’engendra pas de versement/virement de votre part.

→ Mode de financement du compte de gestion : le gestionnaire choisit l’option appropriée :

• Appliquer une retenue sur le versement du loyer → pour faire un paiement en faisant une retenue sur le prochain revenu locatif
• Effectuer un appel de fonds → pour faire un paiement en faisant un appel d’argent au bailleur de manière immédiate afin qu’il nous envoie les fonds et que l’on puisse régler l’adf
• Déjà financé → ne pas sélectionner, le logiciel choisira cette option après le bon versement et paiement du montant

→ IBAN : le gestionnaire doit sélectionner l’IBAN de règlement déjà enregistré dans la card du syndic et que le logiciel propose dans les choix

→ Il complète les champs Référence de virement et Note pour validation

9. Sauvegarder l’élément comptable et vérifier le versement du montant au SYNDIC

1. Après vérification de l’ensemble des informations saisies, le gestionnaire clique sur « Sauvegarder ».
2. L’appel de fonds de copropriété est alors enregistré en comptabilité et visible dans la liste de la comptabilité sur l’espace du bailleur. Le gestionnaire peut le modifier ou le consulter à tout moment tant qu’aucun paiement n’a été effectué.
3. Dès que la somme a été retenue (sur le loyer ou via un appel de fond bailleur) alors la ligne comptable affichera le paiement en cours et la sous-ligne de versement. Le versement apparaitra dans le tableau des versements afin que le gestionnaire valide le versement et envoie le listing à la banque pour virement.
4. Dès que le paiement de l’appel de fonds a été effectué, le gestionnaire ne peut plus modifier la ligne comptable.
5. Le solde du compte de gestion et le solde locataire sont automatiquement mis à jour.

10. En cas de paiement partiel

→ Lorsque l’appel de fonds de copropriété a été complété partiellement avec une partie partiel retenue seulement sur la totalité du montant réellement dû au syndic alors le gestionnaire peut cliquer sur la ligne comptable concernée :

• puis “trois petits points”
• puis “ajouter un paiement”
• puis ajouter le montant partiel, confirmer le rib du syndic
• puis “valider” afin de forcer un paiement partiel correspond à la quote part déjà retenue et pouvant être versé au syndic.

→ En validant cette opération le gestionnaire réalise un paiement partiel et doit le valider dans le tableau des versements pour ensuite envoyer le listing à la banque pour virement.