Comment comprendre et utiliser l'espace complet du bailleur sur le logiciel Kaliz ? (pour le gestionnaire et pour le bailleur)

ESPACE PROPRIETAIRE EN DETAIL

Contenu de cet article FAQ : PROCESS D’UTILISATION, DE LECTURE ET DE COMPREHENSION DE L’ESPACE BAILLEUR SUR LE LOGICIEL KALIZ

1- Connexion et Onglet “tableau de bord”

1.1 Accès

→ Pour le bailleur : À la connexion sur le logiciel, le bailleur accède automatiquement au **Tableau de bord de son espace bailleur.

→ Pour le gestionnaire :**

A la connexion sur le logiciel, le gestionnaire quant à lui doit indique sa recherche dans la loupe en haut à droite de l’espace et il indique nom/prénom locataire ou nom/prénom propriétaire, ou adresse postale. Le gestionnaire choisi le client ou l’adresse concerné et clique pour accéder au tableau de bord de l’espace bailleur.

Cette page constitue un résumé des informations concernant la gestion et la rentabilité de gestion du patrimoine du client bailleur.

1.2 Les différents blocs avec informations ou actions

→ Les différentes informations : Le bailleur comme le gestionnaire peut y consulter en priorité et voir en un coup d’oeil :

Indicateur	Utilité
Mes loyers ce mois-ci	Pourcentage de loyers encaissés versus loyers attendus
Impayés	Montant total en retard
Trésorerie	Solde disponible après provisions
Rentabilité	Rendement brut et net
Taux d’occupation	Vacance locative

→ Le bandeau violet :

Conformité (dans le bandeau violet) →permet au gestionnaire uniquement d’aller sur la card “conformité du bien”. En cliquant le gestionnaire voit les documents acquis ou manquants liés au bien et au mandat de gestion. Le gestionnaire peut envoyer une relance pour réclamer les documents manquants liés au bien ou au mandat de gestion. Le logiciel envoie le mail directement au client locataire ou bailleur selon le choix du gestionnaire.
Activer / Désactiver le mandat (dans le bandeau violet) → permet au gestionnaire d’activer ou d’archiver le mandat de gestion du bailleur. L’activation permet d’avoir un lot actif et une comptabilité active et automatisée. La désactivation permet un archivage du mandat en précisant en note le motif de la fin de mandat de gestion.

→ Les différents boutons pour réaliser une action :

Le bouton « Voir plus » présent dans chaque encadré permet au bailleur comme au gestionnaire d’accéder au détail en étant redirigé vers l’onglet concerné.
Le bouton « Ajouter un bien » permet au gestionnaire d’enregistrer un nouveau logement sur l’espace du bailleur sous la même “propriété” : en cliquant une fenêtre s’ouvre sur la création d’un nouveau mandat pour un nouveau bien sous la même propriété.

2- Onglet “Mon bien”

Le bailleur ou le gestionnaire doit toujours sélectionner le bien concerné via la liste déroulante. Toutefois lorsqu’il n’y a qu’un seul bien, il est automatiquement sélectionné.

La note bleue clair est accessible uniquement par le gestionnaire. En cliquant sur la note bleu clair le gestionnaire peut mettre une note interne concernant ce mandat/ ce bien. La note sera apparente également dans l’onglet “mon portefeuille” sur l’espace du gestionnaire (voir la FAQ espace du gestionnaire).

Par l’onglet “mon bien” le client bailleur comme le gestionnaire accède à la fiche complète du logement sélectionné. Si aucun logement n’est sélectionné, alors le logiciel affiche les cards de chaque logement ce qui invite le client bailleur ou le gestionnaire à sélectionner le bien concerné précisément par sa recherche.

2.1 Bloc “Informations” du bien

2.1.1 - PREMIERE VUE Le gestionnaire ou le bailleur peut consulter les informations concernant le bien :

Adresse
Type de bien
Surface
Valeur d’achat
Frais d’acquisition

**2.1.2 - MODIFICATION DES INFORMATIONS DU BIEN

Le gestionnaire** doit cliquer sur le bouton « Modifier » en bas de la card ou bouton bleu clair “Modifier mon bien” en haut à droite.

Intérêt de cette action :

→ permet au gestionnaire de mettre à jour les caractéristiques du logement.

→ En cliquant sur “modifier” ou “modifier mon bien” le gestionnaire peut ajouter toutes les informations nécessaires au bien. Une page s’ouvre avec plusieurs bandeau déroulant sur lesquels il faut cliquer pour ajouter toute information :

informations générales
informations du bien
information du bail
valeur de mon bien

→ En résumé l’action de “modifier mon bien” ou “modifier” permet de préciser :

étages, codes,
n° fiscal pour la remise en location
descriptif du bien,
type d’énergie utilisée, type de chauffage, type de de matériel pour l’eau chaude
informations sur les charges, informations sur internet
information DPE a enregistrer impérativement
case à cocher pour confirmer que la révision est AUTOMATIQUE et ne pas sollicité la validation du bailleur
toute note utile concernant le bien
informations financières

→ En résumé en image pour la modification du bien :

→ Le gestionnaire doit toujours cliquer sur “sauvergarder” (bouton rouge en bas à droite) pour valider l’enregistrement de toute modification. Nota Bene : le bailleur peut également venir dans “modifier mon bien” pour ajouter des informations et précisions concernant son bien quand il a une information importante à ajouter.

2.2 Bloc “Bail”

→ Le bloc BAIL affiche :

Type de bail
Nom du locataire
Loyer
Charges
Prochaine échéance

→ Le gestionnaire peut cliquer sur différent bouton pour mener des actions :

« Ajuster les prochains loyers » → Modifier les loyers futurs notamment pour ajouter une réduction de loyer pour l’avenir
« Voir mon bail » → permet au bailleur ou au gestionnaire de télécharger ou consulter le contrat

2.3 Bloc “Rentabilité” et Bloc “Notes”

→ Rentabilité :

Le bailleur ou le gestionnaire visualise :

Rentabilité brute
Rentabilité nette réelle

Le bouton « Voir plus » permet d’obtenir le détail du calcul. Ces informations et calculs ne sont précisés par le logiciel que si le bailleur a rempli les informations financières dans “modifier mon bien” ou dans l’onglet de gauche “mes finances”. Il appartient au client bailleur de remplir ou non ces informations.

→ Notes : Les notes sont visibles du gestionnaire ET aussi du bailleur. Le gestionnaire comme le bailleur peut mettre une note visible et informative. Attention si le gestionnaire veut mettre une note interne privée il doit le faire dans la note bleu clair en haut à gauche à côté du filtre de choix du bien concerné.

2.4 Bloc “Syndic/Regularisation de charges”

2.4.1 Rôle de la carte Syndic

La carte Syndic permet au gestionnaire et au bailleur de :

Centraliser les informations/contact du syndic
indiquer les informations importantes
mettre le RIB du syndic pour ensuite pouvoir ajouter un appel de fond de copropriété dans la comptabilité en “ajout élément comptable”
mettre la date de prochaine assemblée pour que le logiciel fasse les relances automatiques de décompte de charge auprès du bailleur et/ou du syndic
Réaliser les régularisations de charges locatives
indiquer si le propriétaire ou le gestionnaire paye les charges

Boutons utilisables par le gestionnaire :

Modifier : permet au gestionnaire de modifier la card syndic et d’ajouter des informations
Relancer le syndic pour avoir les documents : en cliquant le gestionnaire envoie depuis le logiciel un mail au syndic pour lui rappeler qu’il a besoin des documents de copropriété, adf, décompte, réglement
Générer un pouvoir de représentation : en cliquant le gestionnaire édite un pouvoir de représentation pour représenter le bailleur a son AG de copropriété
Bouton “trois petits points” (⋮) → en cliquant le gestionnaire peut ajouter un décompte de charges pour information et il peut faire la régularisation de charges
- Ajouter un décompte de charges
- Faire les régularisations annuelles

2.4.2 Paramétrage du syndic

En cliquant sur le bouton Modifier le gestionnaire doit renseigner :

Champ	Utilité
Nom	Identifier le syndic
Référence copropriétaire	Numéro de lot
Nom du gestionnaire	Contact direct
Adresse	Correspondance
Téléphone / Email	Relances
Date de publication des décomptes	Anticipation
Prochain appel de fonds	Prévision de trésorerie
Périodicité	Mensuelle, trimestrielle…
IBAN	Paiement automatique
Extranet	Accès aux documents
Identifiant / Mot de passe	Récupération des relevés

Le gestionnaire doit bien veiller a cocher la case « Notre agence se charge du paiement des charges » ➡ cela permet d’activer la gestion avec paiement des charges par le gestionnaire et le syndic doit envoyer les éléments tous les trimestres ou annuellement au gestionnaire. Si cette case n’est pas cochée, le logiciel indiquera que le propriétaire se charge du paiement des charges.

Vous pouvez également voir l’article FAQ sur “le bloc syndic/régularisation de charges” ou la FAQ sur “régularisation de charges”

2.5 - Bloc “Ajout d’un RIB” ou “Ajout de photos du bien”

→ Le bloc “photos de mon bien” permet au gestionnaire d’ajouter toute photo importante pour connaitre le bien et pour la publicité d’un bien en mise en location

→ Le bloc “mes comptes associés” permet d’ajouter le RIB sur le bien et non sur la société lorsque cela est nécessaire. Dans la majorité des cas le gestionnaire doit ajouter le RIB sur l’onglet “nom/prenom du bailleur” puis cliquer sur “mes sociétés” puis ajouter le rib sur la société concernée.

2.6 - Bloc “Evénements”

Ce bloc permet au client bailleur d’en apprendre plus sur les derniers événements réalisés sur son espace client ou sur son bien à partir du logiciel.

3- ONGLET “MON LOCATAIRE”

Dans l’espace bailleur, le client bailleur ou le gestionnaire peut sélectionner l’onglet “Mon locataire” pour vérifier ou modifier toute information utile :

Identité du locataire, coordonnées principale du locataire → sur la card mon locataire
enregistrement ou modification d’un congé locataire en cliquant sur “J’ai reçu un préavis” ou “je souhaite modifier le préavis) → sur la card mon locataire
Information sur le Numéro d’allocataire CAF → sur la card mon locataire
Information sur la présence ou non d’une Assurance GLI/Visale/garantme ou Aucune → sur la card mon locataire (modifiable sur le bouton “modifier le locataire”
Vue locataire (bleu clair) → permet au gestionnaire uniquement d’aller sur l’espace logiciel du locataire (voir la FAQ sur l’espace locataire)
Conformité (bleu clair) → permet au gestionnaire uniquement d’aller sur la card “conformité du bail”. En cliquant le gestionnaire voit les documents acquis ou manquants liés au bail et au locataire. Le gestionnaire peut envoyer une relance pour réclamer les documents manquants liés au bail ou au locataire. Le logiciel envoie le mail directement au client locataire ou bailleur selon le choix du gestionnaire.
Conformité (dans le bandeau violet) →permet au gestionnaire uniquement d’aller sur la card “conformité du bien”. En cliquant le gestionnaire voit les documents acquis ou manquants liés au bien et au mandat de gestion. Le gestionnaire peut envoyer une relance pour réclamer les documents manquants liés au bien ou au mandat de gestion. Le logiciel envoie le mail directement au client locataire ou bailleur selon le choix du gestionnaire.
Activer / Désactiver le mandat (dans le bandeau violet) → permet au gestionnaire d’activer ou d’archiver le mandat de gestion du bailleur. L’activation permet d’avoir un lot actif et une comptabilité active et automatisée. La désactivation permet un archivage du mandat en précisant en note le motif de la fin de mandat de gestion.
Modification des données locataires → bouton “modifier le locataire” bleu clair en haut à droite uniquement disponible pour le gestionnaire et modifiable par le gestionnaire . Voir le process FAQ “Comment modifier les informations liées au locataires ou au bail ? (assurance, informations bail,montant du loyer/charges, complément loyer, révision, coordonnées)”.
Location en cours avec toutes les informations du bail en résumé : la durée du bail, la date de début de bail, la date de renouvellement bail, la date de fin de bail, le loyer, les charges, la périodicité, le solde locataire → sur la card “location en cours”
historique des locataires → permet au gestionnaire de voir en un coup d’oeil les informations des locataires qui sont sortis des lieux (nom, prénom, adresse du bien, coordonnées, dépôt de garantie) et sur “trois petits points” mener des actions (”vue locataire”, “modifier les informations d’indemnité d’occupation” ou encore “modifier”)

3.1 Bloc Mon locataire

Identité du locataire, coordonnées principale du locataire → sur la card mon locataire
enregistrement ou modification d’un congé locataire en cliquant sur “J’ai reçu un préavis” ou “je souhaite modifier le préavis) → sur la card mon locataire
Information sur le Numéro d’allocataire CAF → sur la card mon locataire
Information sur la présence ou non d’une Assurance GLI/Visale/garantme ou Aucune → sur la card mon locataire (modifiable sur le bouton “modifier le locataire”

3.2 Enregistrer/Modifier un préavis locataire ou propriétaire

→ Objectif

Assurer un enregistrement conforme, traçable et complet des préavis (locataire ou bailleur) dans Kaliz, afin de sécuriser la gestion contractuelle et le suivi des échéances.

→ Périmètre

Ce process s’applique à l’enregistrement ou mise à jour ou annulation d’un préavis reçu, qu’il soit émis par le locataire ou par le propriétaire (bailleur). Le gestionnaire doit cliquer sur “j’ai reçu un préavis” ou “modifier le préavis” ou “trois petits points → puis annuler le préavis”.

→ Voir la FAQ dédié au congé locataire/bailleur/indemnité occupation

3.3 Bloc Location en cours

Ce bloc est purement consultatif pour le gestionnaire comme pour le client bailleur qui peut voir en un instant tout le résumé des dates clefs et informations essentielles du bail :

Date du bail
Durée
Indexation
Dépôt de garantie
Trésorerie locataire

3.3 Historique des Locataires

→ Informations : Ce bloc est dédié à l’historique des locataires. Le gestionnaire comme le bailleur peux y voir les locataires précédents qui sont sortis des lieux. Il y a les informations essentielles en cas de besoin : (nom, prénom, adresse du bien, coordonnées, dépôt de garantie).

→ “trois petits points” : au bout à droite de l’historique, le gestionnaire peut cliquer sur “trois petits points” et mener des actions (”vue locataire”, “modifier les informations d’indemnité d’occupation” ou encore “modifier”)

4 - Comptabilité

Dans l’espace bailleur, le gestionnaire comme le bailleur peut se rendre sur l’onglet “ Ma comptabilité” . Cet onglet permet au client bailleur comme au locataire de suivre l’intégralité des flux financiers. Le client bailleur comme le gestionnaire peut aller sur les différents sous onglets :

→ sous onglet “Comptabilité” : le gestionnaire a accès à la comptabilité générale / ajout d’élément comptable / export de la comptabilité bailleur ou locataire / modification ou action sur une ligne comptable / avoir le détail en vue opérateur . Le bailleur a accès à cette onglet en moins détaillé et sans les cases d’actions ou bleu clair. →sous onglet “Loyers et impayés” : le gestionnaire comme le bailleur a accès à cet onglet pour avoir un résumés des paiements de loyers et impayés pour chaque lot enregistré pour les locataires en cours ou partis.

→ sous onglet “Solde et trésorerie” : le gestionnaire comme le bailleur a accès à cet onglet pour voir le solde du bailleur et la trésorerie disponible au global sur son espace ou bien par lot. → sous onglet “virements sortants” : le gestionnaire comme le bailleur a accès à cet onglet pour voir tous les virements réalisés par le gestionnaire depuis le compte logiciel bailleur vers le compte personnel du bailleur. Cela permet au bailleur de bien voir le récapitulatif des versements de revenus locatifs qu’il a reçu. → sous onglet “ décompte du mois : le gestionnaire comme le bailleur a accès à cet onglet pour s’informer puisqu’il s’agit d’un résumé des informations qui seront dans le “compte rendu de gérance”. La recherche peut se faire globalement ou bien par lot concerné.

4-1. Sous-onglet Comptabilité (journal des écritures)

Chaque ligne correspond à une écriture comptable passées par le logiciel en automatique (par exemple : ligne de paiement de loyer, ligne de versement de loyer, ligne indemnisation GLI) ou ajouter manuellement par le gestionnaire dans “+ajout d’un élément comptable”. Le gestionnaire ou le client bailleur peut lire ou mener des actions :

la vue opérateur : (en bleu clair) cette case doit être cocher par le gestionnaire et cela lui permet de voir la comptabilité ultra détaillée écriture par écriture et non plus par ligne comptable mensuelle.
la possibilité de voir le solde : solde bailleur en blanc (solde du bailleur envers l’agence) et solde locataire (en rouge, solde du locataire envers le bailleur)
la possibilité de filtrer : par date, par élément, par type, par locataire.

le détail de la ligne en cliquant sur la ligne et voir le détail des mouvements bancaire sur la ligne :
- la date de la ligne comptable et chaque écriture comptable composant la ligne
- d’où provient la somme reçu complète ou partielle (retenue, paiement, appels de fonds),
- les retenues éventuelles sur la ligne notamment de la ligne de loyer (les honoraires de gestion, les indemnisations GLI, les retenues pour paiement d’une facture)
- le versement (versement du revenu locatif au bailleur ou versement du montant à un prestataire extérieur pour toute facture).

les statuts de la ligne :
- Payé : l’élément comptable a été payé et le versement attendu par le tiers a été effectué et en attente de validation dans le tableau des versements
- Partiel : l’élément comptable a été payé partiellement et le versement partiel attendu par le tiers a été effectué et en attente de validation dans le tableau des versements
- Retard : l’élément comptable n’a pas été payé et le locataire sera donc listé dans le tableau des impayés “balance locataire” sur lequel le gestionnaire doit faire les actions de suivis des impayés.

Boutons à droite : uniquement disponible pour le gestionnaire en bleu clair
- Crayon → Modifier le détail d’écriture à l’intérieur de la ligne comptable
- Corbeille → Supprimer le détail d’écriture à l’intérieur de la ligne comptable

“Trois petits points” → permet au gestionnaire de :
→ voir l’appel de loyer
→ modifier une ligne comptable
→ de supprimer une ligne comptable (seulement s’il n’y a plus aucun détail d’écriture à l’intérieur de la ligne lorsque l’on clique dessus)
→ de rééditer un appel de loyer
→ de rééditer une quittance de loyer
→ de faire un rapprochement bancaire impossible directement depuis la ligne comptable
→ mettre à jour le statut

Les boutons en haut : AJOUT ELEMENT COMPTABLE / EXPORT / TRANSFERT DE FONDS (cf FAQ dédiée)

Bouton	Fonction
Transfert de fonds	Sur les multipropriétaire, cette case permet au gestionnaire de faire un transfert de fonds d’un compte bailleur créditeur (sur un lot A) vers un compte bailleur débiteur (sur un lot B). Cela évite au gestionnaire d’appeler
Ajouter un élément comptable	Permet au gestionnaire d’ajouter une ligne comptable en “revenus” ou en “dépenses”.
Exporter	Permet au gestionnaire d’exporter l’export comptable complet du bailleur, du locataire ou bien l’aide a la déclaration fiscale si l’option a bien été prise dans “mon offre” dans l’onglet “nom du bailleur”.

4-2. Sous-onglet Loyers et impayés

Cet écran permet au gestionnaire ou au client bailleur de vérifier et consulter les soldes locataires rapidement.

Deux vues :

Solde consolidé locataire → le gestionnaire ou le bailleur peut avoir une visibilité précise pour chaque locataire du bailleur concerné.
Vue par mois → le gestionnaire peut avoir une visibilité des soldes locataires sur le mois choisi (les filtres permettent de choisir le mois)

Pour chaque locataire le logiciel affiche une ligne détaillée d’informations comptables sur le solde du locataire :

loyer contractuel
aide CAF attendue
solde réel
statut

Le gestionnaire doit conseiller au client bailleur d’utiliser cet onglet. La gestionnaire pourra facilement prendre une capture écran pour l’envoyer au client bailleur. Le client bailleur peut ainsi avoir les informations essentielles rapidement :

identifier les impayés
suivre la CAF
justifier la trésorerie négative

4-3. Sous-onglet Solde et trésorerie

Cet onglet permet au gestionnaire comme au bailleur de connaitre la situation de la trésorerie du bailleur vis à vis de l’agence et donc son solde propriétaire (par lot ou globalement sur l’ensemble des lots confiés en gestion).

Le gestionnaire comme le bailleur peut y retrouver les informations suivantes :

Trésorerie totale
Dépôt de garantie
Trop-perçu locataire
Provisions pour charges
Loyer en cours de réception
Trésorerie disponible

Bouton « Voir » ➡ permet de retourner rapidement sur l’onglet principal “comptabilité” sous onglet “comptabilité”.

4-4. Sous-onglet Virements sortants

Le logiciel récapitule la liste de tous les paiements effectués au client bailleur. Le bailleur comme le gestionnaire peut consulter les versements qui ont été effectués depuis le compte bailleur mandant :

les versements vers le propriétaire
les versements vers prestataires
les versements vers syndic
les versements vers gestionnaire

Pour chaque ligne de versement, le logiciel précisera :

Date du versement
Type de versement réalisé
Bien et locataire concerné
Destinataire concerné
IBAN avec ****
Montant concerné
Statut du versement . Le logiciel peut notamment réaliser un versement d’un montant ou un versement groupé de plusieurs écritures comptables. La petite flèche permet au gestionnaire de voir le détail de la ligne de versement et le détail des versements qui ont été regroupés.

Le gestionnaire comme le client bailleur peut ainsi avoir un récapitulatif des versements effectués depuis le compte bailleur mandant. Le logiciel permet ainsi de :

contrôler les montants
vérifier les bénéficiaires et versements
tracer les paiements

4-5. Sous-onglet Décompte du mois

Le logiciel synthétise les informations comptables principales pour le décompte du mois du bailleur. Le client bailleur comme le gestionnaire peut ainsi avoir les informations :

Loyer encaissé
Charges
Honoraires
Autres dépenses
Total reversé
Solde locataire

Dans le bandeau déroulant le gestionnaire comme le bailleur peut sélectionner le mois en cours mais également les mois précédent. Le logiciel permet d’avoir une vue mois par mois.

Cet onglet est utile au gestionnaire pour :

validation du mois
justification fiscale
génération des rapports

Il correspond au rapport mensuel CRG disponible dans l’onglet “Documents”.Le bailleur peut à tout moment récupérer ses CRG (compte rendus de gérance) dans l’espace “DOCUMENTS”. Toutefois chaque CRG est édité le 5 du mois suivant (par exemple le 5 février pour l’édition du CRG de janvier). De ce fait l’onglet “décompte du mois” permet d’avoir un résumé et compte rendu du mois en cours.

5 - Onglet “Mes Finances”

Le gestionnaire comme le client bailleur peut consulter les informations intégrées et ajoutées personnellement par le client bailleur dans son espace onglet “MES FINANCES. C’est en effet le client bailleur qui peut ajouter des informations dans cet onglet et dans chaque sous onglet pour mesurer la rentabilité de son bien et ajouter automatiquement des lignes comptables dans sa comptabilité mandant (comme les lignes de prêts immobiliers par exemple).

Le client bailleur peut ainsi modifier ou ajouter des informations dans les sous onglets : → Recapitulatif → Patrimoine → Rentabilité → Prêt → CashFlow

5.1 Recapitulatif

Le bailleur peut consulte des informations sur les différents blocs. En cliquant sur “voir plus” le bailleur peut modifier des informations ou bien avoir des accès au tableau concernant la thématique choisie.

Indicateur	Rôle
Vos Prêts	Capital restant dû. En cliquant sur voir plus le bailleur peut ajouter des informations sur des prêts en cours ou souscrit sur le bien concerné.
Mes loyers ce mois-ci	Permet au bailleur de voir les loyers ce mois ci : au global ou sur le bien concerné si le bailleur a bien utilisé le filtre “tous mes biens” en haut à gauche.
Le bailleur peut filtrer sur un autre mois également.
En cliquant sur “voir plus” le bailleur a accès aux informations de l’onglet “décompte du mois” dans l’espace “comptabilité” du bailleur.
Patrimoine	Valeur du bien. Le bailleur peut choisir dans le filtre : valeur d’achat ou valeur de marché ou valeur nette. En cliquant sur “voir plus” le bailleur a accès aux informations de rentabilité du bien. Le bailleur peut ajouter ou modifier ces informations dans l’onglet “mon bien” dans la case “modifier mon bien” puis l’onglet “valeur du bien
Impayés	Somme à recouvrer. En cliquant sur “voir plus” le bailleur a accès directement aux informations impayés du sous onglet “impayés” dans l’espace “comptabilité” du bailleur.
Votre Trésorerie	Solde disponible : permet au bailleur d’avoir les informations de trésorerie du bien concerné. En cliquant sur “voir plus” le bailleur a accès directement aux informations du sous onglet “soldes et trésorerie” dans l’espace “comptabilité” du bailleur.
Taux d’occupation / cout de la vacance	Permet au bailleur de voir l’occupation du bien sur les trois derniers mois et comprendre si les biens sont loués et occupés. En cliquant sur “voir plus” le bailleur a accès directement aux statistique de la vacance locative.
Rentabilité	Permet au bailleur de voir directement la rentabilité chiffré de son lot. En cliquant sur “voir plus” le bailleur a accès directement aux informations du sous onglet “rentabilité”. Dans ce sous onglet, sur chaque lot, le bailleur peut cliquer sur “trois petits points” pour éditer les informations de valeurs, ajouter des informations de prêt, ajouter des travaux.

5.2 Patrimoine

Objectif → Centraliser l’ensemble des biens immobiliers et leurs données financières.

→ Lecture et compréhension du contenu affiché

Pour chaque bien, le client bailleur peut consulter :

L’adresse du bien
Le prix d’acquisition
Les frais d’acquisition
La valeur de marché
Le capital restant à rembourser
La valeur nette du bien

Un total consolidé est affiché en bas de tableau :

Total des prix d’acquisition
Total des frais d’acquisition
Valeur de marché globale
Capital restant à rembourser
Valeur nette globale

→ Actions possibles

Le client bailleur peut filtrer l’affichage par bien.
Le client bailleur peut cliquer sur le menu d’actions (⋮) d’un bien pour :
- Modifier la valeur du bien
- Éditer les informations de valorisation
- Ajouter un prêt associé au bien
- Ajouter des travaux impactant la valeur

5.3 Rentabilité

Objectif → Analyser la performance financière de chaque bien immobilier

→ Lecture et compréhension du contenu affiché

Pour chaque bien, le client bailleur peut consulter :

La rentabilité brute théorique
La rentabilité nette théorique
La rentabilité sur valeur de revente
La rentabilité réelle
Les revenus générés
Les charges
Les intérêts d’emprunt

→ Fonctionnement

Le client bailleur peut sélectionner un bien précis.
Les indicateurs sont recalculés automatiquement selon :
- Les loyers encaissés
- Les charges enregistrées
- Les prêts associés
- Les travaux imputés

→ Actions possibles par le bailleur

Le client bailleur peut accéder au menu d’actions (⋮) pour :

Voir la comptabilité associée au bien
Ajouter des travaux influençant la rentabilité

5.4 Prêt

Objectif → Centraliser et gérer l’ensemble des emprunts liés au patrimoine.

→ Lecture et compréhension du contenu affiché

Si aucun prêt n’est enregistré, le client bailleur visualise un écran indiquant qu’aucune donnée n’est disponible.
Si des prêts ont été ajouté et enregistré par le client bailleur alors ce dernier visualise un tableau récapitulatifs des prêts sur ce bien. En outre sur la comptabilité de chaque bien le bailleur comme le gestionnaire pourront voir les lignes de prêt apparaitre pour information en “paiement externe” bien entendu et pour compléter les informations contenues dans l’aide à la déclaration fiscale.

→ Actions : ajouter un prêt

Le client bailleur peut cliquer sur Ajouter un prêt.
Une fenêtre modale s’ouvre permettant de saisir :
- Le bien concerné
- Le type de prêt (amortissable à taux fixe, etc.)
- La date du premier remboursement
- L’établissement bancaire
- La fréquence de remboursement
- Le montant emprunté
- La durée du prêt (en mois)
- Le taux d’intérêt
- Le taux d’assurance
- Les frais de dossier ou de souscription

→ Fonctionnalités complémentaires

Le client bailleur peut consulter le tableau d’amortissement.
Les données saisies alimentent automatiquement :
- Le capital restant dû
- Les calculs de rentabilité
- Le cashflow mensuel

5.5 Cash Flow

Objectif → Analyser la performance financière de chaque bien immobilier.

→ Lecture et compréhension du contenu affiché

Pour chaque période, le client bailleur peut consulter :

Le mois concerné
Les revenus encaissés
Les charges
Les prêts
Les travaux
Le cashflow net généré

Un total est affiché en bas de tableau :

Total des revenus
Total des charges
Total des prêts
Total des travaux
Cashflow global

→ Filtres disponibles

Le client bailleur peut :

Filtrer par type de comptabilité (date d’encaissement)
Filtrer par période (mois)
Définir une date de début et une date de fin
Réinitialiser les filtres

→ Actions possibles

Le client bailleur peut ouvrir le menu d’actions (⋮) pour :

Accéder au détail comptable
Ajouter des travaux impactant le cashflow

6 - Travaux et incidents

Cet onglet présents dans les onglets de gauche du menu de “l’espace bailleur” permet au client bailleur comme au gestionnaire de consulter les tickets travaux concernant le bien sélectionné ou tous les biens (sans sélection) sur l’espace du bailleur.

A partir de cet onglet le gestionnaire peut :

déclarer un nouvel incident (à partir d’un appel ou d’un mail avec document et photos du locataire ou tout tiers impacté).
consulter chaque ticket travaux concernant le ou les biens du bailleurs et les notes y afférents :
- chaque ligne correspond à un ticket et chaque ticket a des notes internes en rouge sur la gauche et seulement visible par le gestionnaire ou tout collègue en interne.
- chaque ticket permet au gestionnaire de mener des actions en cliquant sur “trois petits points” pour réaliser les différentes actions sur le tickets (modifier le ticket, fermer le ticket, informer locataire, informer propriétaire, informer autre, missionner une entreprise, relance une entreprise, envoyer devis au propriétaire pour validation, devis validé à envoyer à l’entreprise, travaux en cours, relancer pour facture, fermeture du ticket).

Le gestionnaire peut également aller dans son tableau des travaux (voir FAQ sur la lecture et l’utilisation du tableau des travaux dans le logiciel).

7 - Documents

Cet onglet présents dans les onglets de gauche du menu de “l’espace bailleur” permet au client bailleur comme au gestionnaire de consulter et d’ajouter tout document nécessaire et indispensable au dossier du client bailleur et/ou locataire. Cela permet d’éviter à 99% le papier et les dossiers papiers.

7.1 - Lecture et compréhension de l’espace document

→ Pour chaque document le gestionnaire va pouvoir cliquer sur “trois petits points” pour :

voir le document
télécharger le document
envoyer le document
supprimer le document

→ Documents de gestion : documents du bailleur liés à la gestion du ou des biens mis en gestion via un mandat de gestion

Rapports mensuels
Comptes rendus
Relevés
mandat de gestion

→ Documents du bien : documents du bailleur liés au bien immobilier lui même

Diagnostics
Actes de propriété
Plans
carte reproduction de clefs
attestation assurance PNO
ADF copropriété
décompte de charges
Taxe foncière
règlement de copropriété
attestation de détecteur de fumée DAAF

→ Documents de location : documents du bailleur et du locataire liés au bail

Bail
État des lieux
Avenants
attestation MRH locataire
Agrément locataire GLI ou VISALE
Carte ID et dossier locataire
révision de loyer
quittances
avis d’échéance
relance / mise en demeure etc
régularisation de charges

→ Documents personnels (du bailleur)

carte ID du / des bailleurs
Extrait Kbis et document en cas de bailleur société ou SCI
RIB du bailleur en pdf

7.2 - Utilisation des boutons (IBAN, DOCUMENTS, FACTURE, EXPORTER)

→ Boutons

Ajouter un IBAN : action permettant au bailleur d’ajouter son iban dans les documents et le gestionnaire doit ensuite valider le document dans son tableau de validation des documents pour ensuite l’ajouter dans “mes sociétés” dans l’espace “mon compte du bailleur”.
Ajouter un document : action permettant au bailleur ou au gestionnaire d’ajouter tout document dans l’espace document. Cet onglet sera beaucoup plus utilisé par le propriétaire pour ajouter tout élément important au dossier et concernant le bien.
Ajouter une facture : action permettant au gestionnaire d’ajouter une facture dans les documents et dans la comptabilité
Exporter → pour exporter tout document (10 par 10).

→ AJOUT D’UN DOCUMENT

Le gestionnaire ou le bailleur peut cliquer sur le bouton Ajouter un document → L’écran Ajout de document s’ouvre et permet de renseigner les informations nécessaires.
Le gestionnaire ou le bailleur peut compléter les champs suivants :
- Nom: intitulé du document (champ obligatoire).
- Fichier : a ajouter
  - cliquer dans la zone « Cliquer ou glisser ici » pour téléverser un fichier,
  - ou glisser-déposer le document directement dans la zone prévue.
- possibilité d’informer le propriétaire : En cochant la case Informer le propriétaire, le gestionnaire peut déclencher une information automatique au propriétaire concerné lors de l’ajout du document.
- sélectionner le type de document : Le gestionnaire ou le bailleur peut sélectionner le Type de document via la liste déroulante.
- associé le document à une propriété : Si nécessaire, le gestionnaire ou le bailleur peut sélectionner une location associée (adresse, lot, logement concerné) afin de rattacher le document au bon lot.
- définir la date d’échéance : Le gestionnaire ou le bailleur peut renseigner une date d’échéance, notamment pour les documents à durée limitée (assurance, diagnostics) cela permet au logiciel de réaliser les relances automatiques et de déceler quand un document est arrivé à échéance.
- cliquer sur “+ ajouter un pdf contenant plusieurs documents” : en cliquant sur ce option rouge le gestionnaire peut ajouter un pdf contenant plusieurs documents et il peut l’enregistrer sous le nom de chaque document.
- Enregistrer le document : Une fois l’ensemble des informations complétées, le gestionnaire ou le bailleur peut :
  - cliquer sur Sauvegarder pour enregistrer le document,
  - ou cliquer sur Annuler pour abandonner l’ajout.

→ AJOUT D’AUTRES ELEMENTS (IBAN, FACTURE)

Ajout d’un IBAN

Depuis l’espace Documents, le gestionnaire ou le bailleur peut également ajouter un IBAN :

renseigner le bénéficiaire (obligatoirement identifié),
saisir ou téléverser l’IBAN,
indiquer s’il est lié à une Société ou à un Bien,
ajouter une note pour validation si nécessaire,
sauvegarder l’IBAN.

Ajout d’une facture

Le gestionnaire ou le bailleur peut ajouter une facture en complétant :

le montant,
la date,
la description,
le fichier de facture,
la location associée,
le destinataire,
une note pour validation si besoin.

→ EXPORTER DES DOCUMENTS

Le gestionnaire ou le bailleur peut sélectionner un ou plusieurs documents et lancer un export.

Une fenêtre de confirmation s’affiche indiquant le nombre de documents à télécharger.

Il est alors possible de :

cliquer sur Oui pour confirmer le téléchargement,
cliquer sur Non pour annuler l’opération.

L’espace propriétaire est complet et complexe mais permet au gestionnaire de consulter ou modifier les informations en toute autonomie. De même le propriétaire à la visibilité sur chaque onglet et peut avoir des éléments de réponse sans attendre/solliciter le retour du gestionnaire.