1. Procédure détaillée
→ Accéder à l’espace locataire
Depuis le profil bailleur :
- Le gestionnaire doit cliquer sur l’onglet Mon locataire.
- Le gestionnaire doit sélectionner le locataire concerné.
- Le gestionnaire doit ensuite cliquer sur le bouton Vue locataire afin d’accéder à l’espace locataire.
Cette action permet au gestionnaire d’aller sur l’espace locataire et d’initier les opérations de remboursement/paiement immédiat.
→ Accéder à la comptabilité du locataire
Dans l’espace locataire le gestionnaire doit cliquer sur l’onglet Comptabilité dans le menu latéral.
L’écran affiche alors l’historique comptable du locataire ainsi que le solde locataire.
→ Vérifier le solde locataire
- Le gestionnaire doit vérifier que le solde locataire est créditeur : indiquant un trop-perçu ou un montant à rembourser. SINON nous déconseillons le remboursement par ce biais et nous conseillons de faire l’ajout d’élément comptable pour rembourser un fournisseur dans l’espace comptable bailleur.
- Cette vérification est indispensable avant toute initiation de remboursement.
→ Initier le virement depuis le compte locataire
Dans l’onglet Comptabilité → le gestionnaire doit cliquer sur le bouton “Virement depuis le compte locataire” afin de réaliser le virement. Une fenêtre modale de création de virement s’ouvre.
→ Renseigner les informations de virement
Dans la fenêtre Virement depuis le compte locataire :
- Le gestionnaire doit renseigner la date du virement.
- Il doit saisir le montant du remboursement.
- Le gestionnaire doit indiquer le destinataire (locataire concerné) et ajouter le n° IBAN et ajouter le PDF IBAN Un message d’alerte indique que le paiement restera en attente tant que l’IBAN n’est pas renseigné. L’IBAN doit être celui de la personne concernée par le virement :
- IBAN CAF pour remboursement à la CAF d’un trop perçu CAF
- IBAN LOCATAIRE pour remboursement au locataire d’un trop perçu locataire
- IBAN TIERS pour remboursement à un tiers d’un trop perçu sur le compte du locataire (souvent après une erreur)
- Le gestionnaire peut compléter le champ Note pour validation afin de préciser le motif du remboursement.
- Le gestionnaire peut renseigner la référence de virement afin de faciliter le suivi bancaire et comptable.
–> Valider le virement
- Après vérification des informations saisies, le gestionnaire doit cliquer sur Valider.
- La ligne comptable est alors créée avec le statut approprié (en attente de validation versement).
- Le gestionnaire doit aller dans son tableau des versements pour valider le versement et envoyer l’export pour la banque et réalisation des virements.
2. Contrôles et bonnes pratiques
- Vérifier la cohérence entre le montant du remboursement et le solde locataire.
- S’assurer que l’IBAN est correctement renseigné avant validation finale.
- Documenter le remboursement via les notes et justificatifs disponibles.
- Vérifier que la ligne comptable est bien ajoutée dans la comptabilité.
3. Résultat attendu : un virement immédiat depuis le compte locataire
→ Le remboursement est initié immédiatement depuis la vue locataire, correctement enregistré dans la comptabilité et traçable jusqu’à son exécution bancaire. → le logiciel va réaliser automatiquement la ligne dans la comptabilité et l’ajouter dans le tableau des versements pour que le gestionnaire valide le tableau des versements et que le virement soit réalisé.