RÉGULARISATION DE CHARGES
Relance des décomptes de charges de copropriété ou monopropriété : l’application relance le bailleur ou le syndic si le gestionnaire se charge de payer les ADF chaque trimestre :**
- relance 1 jour après la date inscrite dans l’app dans la zone " date de publication approximative des décomptes de charges” dans la card “syndic “ dans l’onglet “mon bien”
- relance 4 mois après
- relance 8 mois après
Pas de relance si la régularisation de charges est dans la comptabilité et a été faite par le gestionnaire.
Etape 1 : la vérification des données par le gestionnaire relation client
Vérifier le document qu’il a reçu, il peut faire des régularisations de charges jusqu’à 3 années en arrière (en 2024 il peut faire les régularisations 2021, 2022, 2023)
Vérifier que le locataire n’est pas en forfait de charges mais bien en provisions pour charges . Seules les provisions pour charges sont régularisables chaque année.
Vérifier le montant de provisions pour charges actuel du locataire, vérifier depuis quand il occupe les lieux (date entrée) afin de vérifier les calculs
Vérifier le montant payé par le locataire en provision : ((montant des charges x12) / 365 ) x nb de mois d’occupation sur la période concernée
Vérifier sur la comptabilité que la régularisation de charges n’avait pas déjà été faite dans le logiciel → si elle a déjà été faite on informe le bailleur et on cloture le mail
Modifier la ligner “reprise comptable locataire” dans la comptabilité avant toute régularisation de charges → Aller dans la comptabilité du locataire → se mettre en vue opérateur et cliquer sur “trois petits points” de la ligne “reprise comptable locataire” et cliquer sur “modifier la ligne comptable” afin de mettre la date de l’année de la régularisation de charges (exemple 01/01/2023 pour la RG 2023)
Etape 2 : Faire la régularisation de charges par le gestionnaire
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Mettre le nom du bailleur sur la loupe dans l’application service-gestion et aller sur le profil / l’espace client du bailleur
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Cliquer sur l’onglet de gauche “mon bien” et scroller jusqu’à la card “SYNDIC”
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Sur la card syndic le gestionnaire doit cliquer sur “trois petits point” et choisir “faire une régularisation de charges”
- Sur la première page vous devez remplir :
- l’année de l’année concernée,
- les bonnes dates indiquées sur le décompte de charges de copropriété fourni par le syndic pour la période concernée,
- le montant total dû pour la période concernée
- le montant dû par le locataire pour la période concernée
- l’application calcule seule le reste à charge pour le bailleur
- il faut ajouter le document de décompte de charge
- il faut cliquer sur suivant
- Sur la deuxième page il faut simplement vérifier que le calcul de l’application est bon et que la période d’occupation du locataire est bonne (X jours)
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Sur la troisième page il faut vérifier que le total de régularisation est bon : total imputable au locataire - total des provisions provisionnées par le locataire durant la période donnée.
- TERMINER LA REGUL : Vous devez ensuite cliquer sur “terminer” et vous devez aller vérifier la ligne comptable ajoutée automatiquement dans la comptabilité du bailleur:
- en cas de régularisation en défaveur du locataire : une ligne “de revenus” sera créée dans la comptabilité pour régularisation de charge à régler par le locataire. Elle apparaitra sur le prochain appel de loyer.
- Attention en cas de régularisation en la faveur du locataire, le solde créditeur sera imputé sur le prochain appel de loyer.
Etape 2 bis : Faire la régularisation de charges en cas de reprise bailleur
ATTENTION SI REGULARISATION DE CHARGES AVEC MODIFICATIONS MANUELLE CAR REPRISE DE GESTION EN COURS D’ANNEE → si le locataire n’était pas géré par le logiciel Kaliz durant l’année / la période concernée par la régularisation de charges, alors :
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le gestionnaire doit modifier la comptabilité et mettre la ligne “reprise comptable locataire” dans l’année de la régularisation de charges. Par exemple : allez dans l’onglet comptabilité puis cliquer sur la ligne de reprise comptable locataire puis cliquer sur “trois petits points” puis sélectionner et cliquer sur “modifier l’élement comptable “ puis mettre une date dans l’année de la régularisation de charges (01/01/2024 si la période est du 1er janvier au 31 décembre 2024).
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Ensuite vous devez revenir sur le traitement de la régularisation de charges et vous devez cliquer sur le “stylo rouge” sur la droite et mettre à la main le total des provisions provisionnées par le locataire si l’app n’a pas réussi a le calculer seule.
-Pour calculer : (provision x 12) - (total du décompte réel locataire) = regul de charges que vous devez appliquer. Vous pouvez l’indiquer en cliquant sur le petit logo crayon puis vous préciser le montant provisionné et vous validez la modification.
EN IMAGE :
Le gestionnaire doit d’abord aller dans l’onglet comptabilité de l’espace bailleur concerné et il doit trouver la ligne de reprise comptable locataire afin de la modifier.
Ensuite le gestionnaire doit cliquer sur “trois petits points”
puis le gestionnaire doit cliquer sur “modifier l’élément comptable”
afin de modifier la date de la ligne qu’il faut mettre dans l’année de la régularisation de charges réalisées (si la régul concerne la période du 1er juillet 2023 au 30 juin 2024 il faut mettre cette ligne dans la même période par exemple 1 janvier 2024).
PUIS le gestionnaire doit revenir dans la card syndic dans l’onglet “mon bien” du profil bailleur concerné pour réaliser la régularisation de charges en cliquant sur “trois petits points” puis “faire les régularisations annuelles” :
Le gestionnaire peut alors reprendre la régularisation ou commencer la régularisation : étape 1, puis étape 2, puis lors de l’étape 3 le gestionnaire peut modifier avec le stylo pour mettre les charges réelles de la période malgré la reprise comptable en cours d’année :
En cliquant sur le stylo cela ouvre une fenêtre permettant de réaliser la modification des charges pour la période “non gérée par vos soins” puisqu’il s’agit d’une reprise comptable. Le gestionnaire peut alors ajouter le montant de provisions sur charges appelé au locataire avant la reprise de gestion en cours d’année. Le gestionnaire pourra calculer se montant en se référant au montant de provisions appelées sur la période avant la reprise de gestion. Il pourra également trouver cette information sur l’export de cloture comptable de l’ancien gestionnaire (en possession du bailleur ou transmis par l’ancien gestionnaire).
TERMINER LA REGULARISATION : Vous devez ensuite cliquer sur “terminer” et vous devez aller vérifier la ligne comptable ajoutée automatiquement dans la comptabilité du locataire en cas de régularisation en sa défaveur. Attention en cas de régularisation en la faveur du locataire, le solde créditeur sera imputé sur le prochain appel de loyer.