Dans l’espace bailleur, le gestionnaire comme le bailleur peut se rendre sur l’onglet “ Ma comptabilité” . Cet onglet permet au client bailleur comme au locataire de suivre l’intégralité des flux financiers. Le client bailleur comme le gestionnaire peut aller sur les différents sous onglets :
→ sous onglet “Comptabilité” : le gestionnaire a accès à la comptabilité générale / ajout d’élément comptable / export de la comptabilité bailleur ou locataire / modification ou action sur une ligne comptable / avoir le détail en vue opérateur . Le bailleur a accès à cette onglet en moins détaillé et sans les cases d’actions ou bleu clair.
→sous onglet “Loyers et impayés” : le gestionnaire comme le bailleur a accès à cet onglet pour avoir un résumés des paiements de loyers et impayés pour chaque lot enregistré pour les locataires en cours ou partis.
→ sous onglet “Solde et trésorerie” : le gestionnaire comme le bailleur a accès à cet onglet pour voir le solde du bailleur et la trésorerie disponible au global sur son espace ou bien par lot.
→ sous onglet “virements sortants” : le gestionnaire comme le bailleur a accès à cet onglet pour voir tous les virements réalisés par le gestionnaire depuis le compte logiciel bailleur vers le compte personnel du bailleur. Cela permet au bailleur de bien voir le récapitulatif des versements de revenus locatifs qu’il a reçu.
→ sous onglet “ décompte du mois : le gestionnaire comme le bailleur a accès à cet onglet pour s’informer puisqu’il s’agit d’un résumé des informations qui seront dans le “compte rendu de gérance”. La recherche peut se faire globalement ou bien par lot concerné.
4-1. Sous-onglet Comptabilité (journal des écritures)
Chaque ligne correspond à une écriture comptable passées par le logiciel en automatique (par exemple : ligne de paiement de loyer, ligne de versement de loyer, ligne indemnisation GLI) ou ajouter manuellement par le gestionnaire dans “+ajout d’un élément comptable”. Le gestionnaire ou le client bailleur peut lire ou mener des actions :
- la vue opérateur : (en bleu clair) cette case doit être cocher par le gestionnaire et cela lui permet de voir la comptabilité ultra détaillée écriture par écriture et non plus par ligne comptable mensuelle.
- la possibilité de voir le solde : solde bailleur en blanc (solde du bailleur envers l’agence) et solde locataire (en rouge, solde du locataire envers le bailleur)
- la possibilité de filtrer : par date, par élément, par type, par locataire.
- le détail de la ligne en cliquant sur la ligne et voir le détail des mouvements bancaire sur la ligne :
- la date de la ligne comptable et chaque écriture comptable composant la ligne
- d’où provient la somme reçu complète ou partielle (retenue, paiement, appels de fonds),
- les retenues éventuelles sur la ligne notamment de la ligne de loyer (les honoraires de gestion, les indemnisations GLI, les retenues pour paiement d’une facture)
- le versement (versement du revenu locatif au bailleur ou versement du montant à un prestataire extérieur pour toute facture).
- les statuts de la ligne :
- Payé : l’élément comptable a été payé et le versement attendu par le tiers a été effectué et en attente de validation dans le tableau des versements
- Partiel : l’élément comptable a été payé partiellement et le versement partiel attendu par le tiers a été effectué et en attente de validation dans le tableau des versements
- Retard : l’élément comptable n’a pas été payé et le locataire sera donc listé dans le tableau des impayés “balance locataire” sur lequel le gestionnaire doit faire les actions de suivis des impayés.
- Boutons à droite : uniquement disponible pour le gestionnaire en bleu clair
- Crayon → Modifier le détail d’écriture à l’intérieur de la ligne comptable
- Corbeille → Supprimer le détail d’écriture à l’intérieur de la ligne comptable
-
“Trois petits points : → permet au gestionnaire de :
→ voir l’appel de loyer
→ modifier une ligne comptable
→ de supprimer une ligne comptable (seulement s’il n’y a plus aucun détail d’écriture à l’intérieur de la ligne lorsque l’on clique dessus)
→ de rééditer un appel de loyer
→ de rééditer une quittance de loyer
→ de faire un rapprochement bancaire impossible directement depuis la ligne comptable
→ mettre à jour le statut
- Les boutons en haut : AJOUT ELEMENT COMPTABLE / EXPORT / TRANSFERT DE FONDS
→ Voir la FAQ dédiée "Ajout élément comptable export transfert de fonds"
| Bouton | Fonction |
|---|---|
| Transfert de fonds | Sur les multipropriétaire, cette case permet au gestionnaire de faire un transfert de fonds d’un compte bailleur créditeur (sur un lot A) vers un compte bailleur débiteur (sur un lot B). Cela évite au gestionnaire d’appeler |
| Ajouter un élément comptable | Permet au gestionnaire d’ajouter une ligne comptable en “revenus” ou en “dépenses”. |
| Exporter | Permet au gestionnaire d’exporter l’export comptable complet du bailleur, du locataire ou bien l’aide a la déclaration fiscale si l’option a bien été prise dans “mon offre” dans l’onglet “nom du bailleur”. |
4-2. Sous-onglet Loyers et impayés
Cet écran permet au gestionnaire ou au client bailleur de vérifier et consulter les soldes locataires rapidement.
Deux vues :
- Solde consolidé locataire → le gestionnaire ou le bailleur peut avoir une visibilité précise pour chaque locataire du bailleur concerné.
- Vue par mois → le gestionnaire peut avoir une visibilité des soldes locataires sur le mois choisi (les filtres permettent de choisir le mois)
Pour chaque locataire le logiciel affiche une ligne détaillée d’informations comptables sur le solde du locataire :
- loyer contractuel
- aide CAF attendue
- solde réel
- statut
Le gestionnaire doit conseiller au client bailleur d’utiliser cet onglet. La gestionnaire pourra facilement prendre une capture écran pour l’envoyer au client bailleur. Le client bailleur peut ainsi avoir les informations essentielles rapidement :
- identifier les impayés
- suivre la CAF
- justifier la trésorerie négative
4-3. Sous-onglet Solde et trésorerie
Cet onglet permet au gestionnaire comme au bailleur de connaitre la situation de la trésorerie du bailleur vis à vis de l’agence et donc son solde propriétaire (par lot ou globalement sur l’ensemble des lots confiés en gestion).
Le gestionnaire comme le bailleur peut y retrouver les informations suivantes :
- Trésorerie totale
- Dépôt de garantie
- Trop-perçu locataire
- Provisions pour charges
- Loyer en cours de réception
- Trésorerie disponible
Bouton « Voir » ➡ permet de retourner rapidement sur l’onglet principal “comptabilité” sous onglet “comptabilité”.
4-4. Sous-onglet Virements sortants
Le logiciel récapitule la liste de tous les paiements effectués au client bailleur. Le bailleur comme le gestionnaire peut consulter les versements qui ont été effectués depuis le compte bailleur mandant :
- les versements vers le propriétaire
- les versements vers prestataires
- les versements vers syndic
- les versements vers gestionnaire
Pour chaque ligne de versement, le logiciel précisera :
- Date du versement
- Type de versement réalisé
- Bien et locataire concerné
- Destinataire concerné
- IBAN avec ****
- Montant concerné
- Statut du versement . Le logiciel peut notamment réaliser un versement d’un montant ou un versement groupé de plusieurs écritures comptables. La petite flèche permet au gestionnaire de voir le détail de la ligne de versement et le détail des versements qui ont été regroupés.
Le gestionnaire comme le client bailleur peut ainsi avoir un récapitulatif des versements effectués depuis le compte bailleur mandant. Le logiciel permet ainsi de :
- contrôler les montants
- vérifier les bénéficiaires et versements
- tracer les paiements
4-5. Sous-onglet Décompte du mois
Le logiciel synthétise les informations comptables principales pour le décompte du mois du bailleur. Le client bailleur comme le gestionnaire peut ainsi avoir les informations :
- Loyer encaissé
- Charges
- Honoraires
- Autres dépenses
- Total reversé
- Solde locataire
Dans le bandeau déroulant le gestionnaire comme le bailleur peut sélectionner le mois en cours mais également les mois précédent. Le logiciel permet d’avoir une vue mois par mois.
Cet onglet est utile au gestionnaire pour :
- validation du mois
- justification fiscale
- génération des rapports
Il correspond au rapport mensuel CRG disponible dans l’onglet “Documents”.Le bailleur peut à tout moment récupérer ses CRG (compte rendus de gérance) dans l’espace “DOCUMENTS”. Toutefois chaque CRG est édité le 5 du mois suivant (par exemple le 5 février pour l’édition du CRG de janvier). De ce fait l’onglet “décompte du mois” permet d’avoir un résumé et compte rendu du mois en cours.