Comment réaliser la clôture comptable de l'agence (validation & versement honoraires / génération des appels à factures / envoi des appels à facture) ?

1. Accès au tableau

Le gestionnaire doit :
→ se connecter sur son espace gestionnaire logiciel Kaliz
→ se rendre sur son tableau de bord
→ choisir l’onglet “ Comptabilité →HONORAIRES→CLOTURE COMPTABLE”

2. Fonctionnement du tableau

UTILITE ET OBJECTIF : Le tableau permet de réaliser la clôture comptable dans l’application Kaliz. Le processus comprend → la validation des honoraires, → la remontée des honoraires, → la génération des appels à facture et leur envoi. Cette opération doit être effectuée en début de mois ou par trimestre, selon la périodicité de versement des honoraires.

3. Etapes à suivre

Le tableau Clôture comptable se compose de quatre sous-tableaux qu’il convient de traiter un par un pour gérer correctement les honoraires :

• Validation des honoraires
• Versement des honoraires
• Génération des appels à facture
• Envoi des appels à facture

⚠️ Remarque importante : Si vous êtes en gestion directe et qu’il ne s’agit pas d’une nourrice n’avez pas d’honoraires à rétrocéder, vous devez passer directement à l’étape « Versement des honoraires ». Vos honoraires seront transférés automatiquement sur votre compte société, sans avoir à passer par les étapes de validation, de génération et d’envoi des appels à facture.

1. Validation des honoraires

Le tableau permet de valider les montants de rétrocession entre vous et vos partenaires de gestion.

Vous pouvez filtrer les honoraires par agence partenaire, par statut (validé ou à valider), par période (mois ou trimestre) et par type d’honoraires (ex. : honoraire de gestion, honoraire MEL, etc.).

• Cas pratique de validation

Prenons un exemple : vous souhaitez valider les honoraires du mois de janvier 2026.

Appliquez les filtres suivants :

• Statut : À valider
• Mois : janvier
• Année : 2026

Une fois les filtres renseignés, l’application affichera l’ensemble des lignes à valider pour la période sélectionnée.

Soyez attentif au nombre de pages affichées. Si nécessaire, augmentez le nombre de lignes visibles afin de visualiser tous les honoraires concernés.

Effectuez ensuite vos vérifications (par exemple : contrôle des taux d’honoraires ou détection d’anomalies éventuelles).

Lorsque tout est conforme, cliquez sur « Tout valider ».

Après cela les honoraires passeront alors automatiquement au statut « Validé ».

Vous pouvez alors passer à l’étape suivante.

         2.   Versement des honoraires et automatisation

Cette étape permet d’effectuer la remontée des honoraires, c’est-à-dire le transfert automatique des honoraires du compte de gestion vers votre compte société.

Pour procéder au versement, cliquez sur le bouton « Effectuer les versements des honoraires ». Le traitement s’exécutera automatiquement.

Une fois l’opération terminée, un fichier de virement est généré et disponible dans le tableau:

Gestion des flux → Voir les fichiers exportés (versements, prélèvements, GLI), en sélectionnant le type « Remontée des honoraires ».

Ce fichier doit être téléchargé, puis transmis à votre établissement bancaire.

Le détail des honoraires est également accessible au même emplacement, via le type de fichier « Rapport frais TVA ».

            3.    Génération des appels à facture

Ce tableau permet de générer vos appels à facture et d’effectuer des régularisation en ajoutant des retenues ou des rétrocessions exceptionnelles sur l’appel à facture destiné à votre partenaire.

Pour ajouter une retenue ou une rétrocession exceptionnelle, cliquez sur le bouton « Retenue/Ajout ».

• Retenue : saisissez un montant négatif. Cela diminue le montant de l’appel à facture et sera déduit des sommes à verser à votre partenaire.
• Rétrocession exceptionnelle : saisissez un montant positif. Cela augmente le montant de l’appel à facture et viendra majorer les sommes à verser à votre partenaire.

⚠️ N’oubliez pas : indiquez toujours l’objet de la retenue ou de l’ajout dans la case « Description ».

⚠️ Attention : une fois les régularisations sauvegardées, elles ne peuvent plus être modifiées. Toute annulation nécessitera l’intervention de l’équipe Support.

Une fois les régularisation sauvegarder, vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton “Générer” présent à droite de la ligne de la facture.

1. Envoi des appels à facture

Il s’agit de la dernière étape du traitement des honoraires.

Une fois l’appel à facture généré, le document apparaît dans le tableau « Envoi des appels à facture », dans la section « À envoyer ». Vous pouvez également consulter le document en cliquant sur le bouton « Appel à facture ».

Ici , vous avez encore la possibilité :

• d’annuler l’appel à facture si nécessaire (la ligne reviendra dans le tableau « Génération des appels à facture »)
• d’envoyer l’appel directement au partenaire

Pour passer à l’étape suivante, cliquez sur le bouton « Envoyer » afin de transmettre la facture. Une fois l’envoi effectué, le statut passera automatiquement en « Versement à venir ».

⚠️ Attention : une fois la facture envoyée, elle ne peut plus être modifiée.

Ensuite, cliquez sur « Exporter pour règlement » pour générer le fichier de virement. Ce fichier contient les honoraires à verser à vos partenaires et doit être transmis à votre banque.