⇒ Pour un remboursement locataire qui s’imputera sur son prochain appel de loyer (via l’espace bailleur)
1. La connection à la comptabilité sur l’espace du bailleur
- Le gestionnaire se connecte à l’espace Kaliz.
- Sur l’espace du bailleur concerné, le gestionnaire clique sur l’onglet “Ma comptabilité” puis sous onglet “Comptabilité”.
- Il choisit le bien concerné à l’aide du filtre « Tous mes biens » pour sélectionner le bon bien concerné sur lequel il veut passer sa facture en comptabilité.
- Il vérifie le solde du compte de gestion et la situation locataire afin d’ajout l’élément comptable.
2. Périmètre
Ce processus s’applique à tout remboursement effectué au profit d’un locataire d’une avance de facture travaux/ameublement devant être comptabilisé comme une dépense à la charge du bailleur et un remboursement fait au locataire.
3. Procédure détaillée
→ Définir le type d’élément comptable
Dans la section Type d’élément comptable :
- Le gestionnaire doit sélectionner Dépenses.
- Dans le champ Type, il doit choisir Remboursement locataire.
Cette sélection conditionne l’affichage des champs spécifiques au remboursement.
→ Préciser les caractéristiques du remboursement
Selon la situation, le gestionnaire doit renseigner les options suivantes :
- Travaux non déductibles :
- ne rien cocher ne rien sélectionner.
- Le gestionnaire va au bout du process présent pour ajouter le remboursement locataire
- et le gestionnaire devra ajouter un nouvel élément comptable complémentaire en “dépenses” travaux non déductibles en indiquant “paiement externe” pour qu’il n’y ait pas de versement et que l’information soit bien en comptabilité du bailleur.
- Travaux déductibles :
- Si le remboursement concerne des travaux déductibles, le gestionnaire doit cocher « Travaux déductibles ? ».
- Le champ Nom et adresse du partenaire travaux devient alors obligatoire et doit être complété (entreprise ou prestataire concerné).
- Cette précision permet au logiciel d’ajouter automatiquement une ligne de travaux déductible dans la comptabilité du bailleur en plus de la ligne de remboursement locataire.
→ Sélectionner le bien et le contrat de location
Dans la section Bien / Contrat de location cible :
- Le gestionnaire doit sélectionner la propriété concernée.
- Il doit ensuite choisir le contrat de location associé au remboursement.
Ces informations permettent d’imputer correctement l’opération comptable.
→ Renseigner la date comptable
Dans la section Date :
- Le gestionnaire doit renseigner la date comptable du remboursement.
Cette date correspond généralement à la date effective ou prévue du remboursement.
→ Indiquer les montants
Dans la section Montants :
- Le gestionnaire doit saisir le montant du remboursement en euros.
- Le gestionnaire doit compléter le champ Description afin de préciser la nature du remboursement (ex. : trop-perçu de loyer, régularisation de charges, remboursement travaux, etc.).
→ Ajouter les documents associés
Dans la section Documents associés :
- Le gestionnaire doit cliquer sur Ajouter.
- Il doit joindre l’ensemble des justificatifs nécessaires (factures, relevés, courriers, accords, etc.).
Ces documents sont indispensables pour la traçabilité et les contrôles comptables.
→ Renseigner les informations de paiement
Dans la section Informations de paiements :
- Le gestionnaire doit définir le statut du paiement (par défaut : Paiement à faire).
- le statut du paiement se mettra a jour automatique par le logiciel une fois que le remboursement sera fait.
→ Validation et contrôle
Avant validation finale, le gestionnaire doit :
- Vérifier la cohérence du type d’élément comptable (Dépense – Remboursement locataire).
- Contrôler le lien avec le bon contrat et, le cas échéant, la bonne transaction / travaux associé.
- S’assurer que le montant et la date sont exacts.
- Vérifier la présence des justificatifs.
Une fois ces contrôles effectués, l’élément comptable peut être enregistré en cliquant sur “sauvegarder”.
4. Résultat et automatisation
→ Le logiciel créé automatiquement les lignes comptables et fait le lien avec le prochain quittancement : en effet le remboursement locataire sera déduit du prochain appel de loyer automatiquement.
→ Le remboursement locataire est correctement enregistré en comptabilité dans Kaliz : le logiciel ajoute une ligne comptable dans la comptabilité bailleur et dans la comptabilité locataire pour confirmer le remboursement locataire.
→ Le bon enregistrement des travaux en cas d’association à des travaux. Si le remboursement locataire est associé à des travaux alors le logiciel ajoute :
- une ligne comptable dans la comptabilité bailleur et dans la comptabilité locataire pour confirmer le remboursement locataire
- une ligne comptable dans la comptabilité bailleur pour indiquer le paiement des travaux et que cela soit pris en compte dans son adf fiscale.
⇒ Pour un remboursement locataire immédiat après réception des fonds par le bailleur ou solde créditeur bailleur
1. La connection à la comptabilité sur l’espace du bailleur
- Le gestionnaire se connecte à l’espace Kaliz.
- Sur l’espace du bailleur concerné, le gestionnaire clique sur l’onglet “Ma comptabilité” puis sous onglet “Comptabilité”.
- Il choisit le bien concerné à l’aide du filtre « Tous mes biens » pour sélectionner le bon bien concerné sur lequel il veut passer sa facture en comptabilité.
- Il vérifie le solde du compte de gestion et la situation locataire afin d’ajout l’élément comptable.
2. Périmètre
Ce processus s’applique à tout remboursement effectué au profit d’un locataire d’une avance de facture travaux/ameublement devant être comptabilisé comme une dépense à la charge du bailleur et un remboursement fait au locataire.
Cette deuxième méthode permet de faire un appel de fonds au bailleur et ensuite de faire un remboursement avec paiement immédiat au locataire.
3. Procédure détaillée
→ Ajouter l’appel de fonds au bailleur ou avoir un solde créditeur bailleur en comptabilité du bailleur :
- Le gestionnaire doit vérifier la comptabilité du bailleur :
- soit le solde est déjà créditeur et permet de faire le remboursement locataire avec paiement immédiat
- soit le solde n’est pas créditeur et le gestionnaire doit faire un ajout d’élément comptable → puis sélectionner “revenus” puis sélectionner “appels de fonds propriétaire” et remplir tous les champs puis valider pour ajouter un appel de fond monétaire auprès du bailleur. Le bailleur recevra une notification et un e-mail lui appelant la somme demandée.
→ Ajouter le remboursement locataire :
- Comme indiqué dans le process ci dessus le gestionnaire doit ajouter un remboursement locataire en élément comptable : sélectionner Dépenses → Remboursement locataire → remplir tous les champs à remplir et ajouter les documents en veillant à bien cocher la case de travaux déductibles s’il s’agit de travaux déductibles.
- Le logiciel créé automatiquement les lignes comptables de remboursement locataire et de facture travaux sur le compte de bailleur.
→ Procéder au versement immédiat :
- Si le gestionnaire a des fonds sur le compte bailleur créditeur ou qu’il a reçu les fonds du bailleur et qu’il les a rapproché sur la ligne comptable “d’appel de fonds bailleur” alors cela signifie que le solde du débiteur est créditeur.
- Sur la ligne comptable de “remboursement locataire”, le gestionnaire doit cliquer sur “trois petits points” puis il sélectionne l’option « Ajouter un paiement ».
-
Le logiciel ouvre une fenêtre modale intitulée « Ajout d’un paiement », permettant la saisie des informations comptables nécessaires à l’enregistrement de l’opération.
- Le gestionnaire doit compléter les champs obligatoires :
- Date de l’opération comptable (par défaut, la date du jour), modifiable si nécessaire.
- Type de paiement → Sélection de l’option « Effectuer un remboursement maintenant », indiquant qu’il s’agit d’un paiement immédiat et non différé.
- Dans le champ Montant, le gestionnaire saisit le montant du paiement.
- Le montant est exprimé en euros (€). Le montant doit être négatif avec un signe “-” et cela correspond à un remboursement ou une sortie de trésorerie.
- Le gestionnaire renseigne le champ Destinataire, puis saisit l’IBAN du locataire via l’option « Saisir un IBAN ». Le gestionnaire ajoute le N° de l’iban et
- Le champ Référence de virement peut être complété afin de faciliter le suivi bancaire et justifier la ligne comptable. Cela permet également de suivre en cas d’audit et contrôle ultérieur.
- Après vérification des informations saisies, le gestionnaire clique sur « Ajouter » pour valider.
→ Validation de l’opération
Après ajout de l’élément comptable, le gestionnaire va retrouver le versement en attente de validation dans son tableau des versements. Le gestionnaire peut aller dans ses versements pour valider les versements et envoyer l’export à la banque pour réalisation des virements.
Dès lors :
- Le paiement est alors enregistré immédiatement dans le système.
- Le solde du compte est mis à jour en conséquence automatiquement.
- L’opération devient visible dans l’historique comptable.
- Le versement doit être validé pour ensuite réalisation du virement