Étape 1 : accéder au module impayés
Depuis l’espace gestionnaire du logiciel vous pouvez cliquer sur l’onglet Impayés (sur la gauche de l’écran). Vous arrivez sur la page de pilotage global des impayés.
Étape 2 : pilotage global des impayés
Sur la page Impayés, plusieurs blocs sont disponibles :
- Balances locataires → pour suivre et mener tes actions sur les impayés. C’est cet onglet qu’il faut utiliser pour suivre les impayés.
Cliquer sur Balances locataires pour le suivi opérationnel des impayés. C’est l’outil principal pour les relances et actions.
Pour info il y a également les sous onglets suivants :
- Loyers impayés → pour avoir un tableau plus détaillé et avoir encore plus d’information sur la situation d’un bien/ d’un locataire
- Soldes propriétaires → pour suivre les solde propriétaires débiteur ou créditeur ou a 0. Cela est très utile pour suivre le solde débiteur propriétaire envers l’agence et relancer gentiment le bailleur.
- Soldes locataires avec dette agence → pour suivre les solde locataire débiteur ou créditeur ou a 0 envers l’agence. Cela est très utile pour suivre le solde débiteur locataire parti mais redevable envers l’agence et le relancer.
Étape 3 : utiliser le tableau des impayés/la balance locataire
3.1 : utiliser les filtres en haut du tableau pour prioriser les actions
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Opérateur : suivre son propre portefeuille et sélectionner l’opérateur (gestionnaire) concerné
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Propriétaire / Locataire : permet une recherche ciblée sur un dossier / un client
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Trésorerie < 0 : identifier les soldes débiteurs donc inférieur à 0. Mais vous pouvez aussi mettre les clients en solde créditeur (supérieur a 0) ou neutre (0) si besoin d’informations.
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Relance à faire : savoir ce que le gestionnaire doit faire. L’outil aide le gestionnaire à savoir ce qu’il doit faire donc en filtrant sur “relance à faire” le gestionnaire va se focaliser sur un type d’action seulement (exemple : les relances N°2)
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Assurance / Type de GLI : L’outil aide le gestionnaire à savoir ce qu’il doit faire donc en filtrant sur “assurance” le gestionnaire va se focaliser sur un type de dossier (assurance GLI, aucune GLI, Visale etc).
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Nombre de loyers à vérifier : l’outil permet au gestionnaire de filtrer et de se focaliser sur un type de dossier (par exemple tous les dossiers qui ont plus de 2 mois de loyers de retard)
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Statut locataire : en cours / terminé. Le gestionnaire doit sélectionner “encours” si le bail est toujours en cours, et “terminé” si le locataire est sorti des lieux.
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Masquer les locations terminées pour plus de lisibilité : le gestionnaire pourra décocher cette case s’il souhaite voir les dossiers des locations terminées également.
3.2 : analyser le tableau des impayés
Chaque ligne correspond à un dossier locataire avec :
- Propriétaire
- Locataire + logement
- Loyer
- Solde débiteur : en cliquant sur control+clique droit ou command+clique droit cela ouvre une nouvelle page avec la comptabilité du client bailleur et locataire directement sur l’espace du bailleur.
- Nombre de loyers impayés
- Assurance (GLI ou non)
- Dernière relance effectuée
- Action à faire (en rouge si urgente)
- Statut du mandat
Les montants négatifs et les actions en rouge sont prioritaires pour le gestionnaire.
3.3 : identifier les actions à mener
Dès que le gestionnaire utilise le tableau des impayés, il peut travailler tous les dossiers en impayés. Toutefois dans la colonne Relance à faire, le logiciel indique automatiquement la prochaine étape :
- Faire la relance n°2
- Faire la mise en demeure
- Dossier assurance à actualiser
- Déclaration assurance
En cliquant sur “trois petits point le gestionnaire pourra faire des actions”.
Agir sur un dossier via le menu ⋮
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Cliquer sur les 3 points à droite du dossier que vous avez choisi pour ouvrir le menu d’actions :
Nota Bene : la relance 1 se fait automatiquement par le logiciel par mail et sms dès que le locataire est en impayés après le 5 du mois. La relance 1 se fait entre le 5 et le 10 du mois courant automatiquement. Ensuite le gestionnaire devra mener ses actions en cliquant sur trois petits points :
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Envoyer un email de relance : lorsque le gestionnaire clique dessus il aura accès à un email type et pourra envoyer un email. Le gestionnaire peut modifier le corps de texte de l’email (premier encart) ou du courrier (deuxième encart). Il peut cocher la case pour mettre le bailleur et/ou le garant en copie. En faisant cette action le ou les e-mail(s) s’envoie(nt) et les documents courriers se mettent automatiquement dans les documents dans l’espace client bailleur et locataire.
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Envoyer un email de mise en demeure : lorsque le gestionnaire clique dessus il aura accès à un email type et pourra envoyer un email de mise en demeure. Le gestionnaire peut modifier le corps de texte de l’email (premier encart) ou du courrier (deuxième encart). Le gestionnaire peut cocher d’envoyer le courrier en RAR directement depuis le logiciel vers la poste vers le locataire en impayés. Le gestionnaire peut cocher la case pour mettre le bailleur et/ou le garant en copie. En faisant cette action le ou les e-mail(s) et courrier(s) s’envoie(nt) et les documents courriers se mettent automatiquement dans les documents dans l’espace client bailleur et locataire.
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Indiquer une relance (appel, mail, courrier…) : le gestionnaire peut avoir relancer par téléphone ou par email en dehors du logiciel. Le gestionnaire peut indiquer une relance en dehors du logiciel ici.
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Dossier assurance actualisé : le gestionnaire indique ici avoir déclaré ou actualisé le dossier sur sa plateforme GLI ou visale en dehors du logiciel chaque mois.
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Visualiser l’historique des relances
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Remboursement locataire : lorsqu’on utilise le tableau des balances locataires en mode “locataire supérieur à 0 euros” il est possible de voir les trop perçus. Il est possible alors pour le gestionnaire de cliquer ici pour rembourser la somme au locataire. Cela lui permet d’accèder à l’espace locataire avec la case “faire un remboursement au locataire” directement.
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Ne plus suivre cet impayé : permet de sortir le dossier de la liste si besoin.
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Exporter le compte locataire : permet d’exporter directement le compte locataire pour envoyer au bailleur, avocat ou GLI.
Mise à jour automatique du dossier après action :
Après chaque action :
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Le statut se met à jour
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L’historique est enrichi
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La prochaine action est recalculée automatiquement