1. Lecture de la page d’accueil – Tableau de bord
Le gestionnaire arrive sur une page d’accueil structurée avec :
→ sur la gauche les onglets pour réaliser des actions, vérifier des données, se rendre sur des tableaux
→ au centre des Cards structurées sur les thèmes les plus importants en gestion locative. Sur chaque Card se trouve un résumé d’informations et une petite porte blanche permettant d’aller directement sur le tableau de traitement du thème concerné. Chaque card représente un thème opérationnel important que le gestionnaire doit consulter régulièrement en s’organisant dans sa semaine / dans son mois.
Le gestionnaire doit lire ces cards de gauche à droite et de haut en bas. Le gestionnaire peut :
→ consulter le résumé d’information sur chaque Card sur le thème qui l’intéresse
→ cliquer sur la porte blanche pour rentrer dans la card et se rendre directement sur le tableau de traitement et suivi concerné
→ cliquer sur les onglets de gauche plutôt que sur la card pour avoir plus de choix
2. Analyse détaillée de chaque card
2.1 Activation de mandat
- Mandats en attente d’activation ⇒ le gestionnaire doit cliquer sur la porte pour aller voir les mandats qu’il a rentré récemment, qu’il a fait signé et qu’il faut activer avant tout ajout de locataire et avant tout début de quittancement.
- Mandats à activer aujourd’hui ⇒ la card résume le nombre de mandats qu’il faut activer
⚠️ Le gestionnaire peut en profiter pour vérifier qu’il a bien tous les documents essentiels et obligatoire du bailleur dans l’espace bailleur dans les documents.
2.2 Impayés et mises en demeure
- Loyers impayés ⇒ le gestionnaire doit cliquer sur la porte pour aller voir et traiter les impayés de son portefeuille sur le tableau des impayés “balance locataire”. Il est également possible de voir les clients en solde créditeur si besoin.
- La Card résume rapidement que sur le portefeuille du gestionnaire il a un nombre de :
- Procédures GLI ou commandement de payer à faire
- Mises en demeure à envoyer
- Deuxième relance à faire
2.3 Gestion des dépôts de garantie
- Dépôts de garantie ⇒ le gestionnaire doit cliquer sur la porte pour aller voir et traiter les dépôts de garantie de son portefeuille. Ce tableau des dépôt de garanties permet également de consulter les dépôts de garantie de tous les locataires, les dépôts traités, les préavis.
- La card résume au gestionnaire :
- les dépôts de garantie à traiter avec un délai restant de moins de 10 jours
- les dépôts de garantie à traiter avec un délai dépassé
- les dépôts de garantie non payés par les locataires suite à leur entrée
2.4 Travaux
- Travaux ⇒ le gestionnaire doit cliquer sur la porte pour aller dans le tableau des travaux et suivre l’intégralité de ses dossiers travaux.
- La card résume au gestionnaire
- Les incidents à déclarer : a traiter dans les 48h pour un traitement efficace
- Le nombre de tickets en cours ouvert a bien suivre
2.5 Mises en location
Si le gestionnaire a bien ouvert la mise en location sur le profil client bailleur pour le lot qui est libéré par le locataire sortant, alors le gestionnaire peut suivre son tableau de mise en location :
Se rendre sur le tableau ⇒ le gestionnaire doit cliquer sur la porte pour aller dans le tableau des mise en location pour :
- les biens libres ou bientôt libéré que le gestionnaire doit louer sur son propre logiciel de relogement
- faire le bail ou ajouter le bail via le tableau des mises en location à l’étape “rédaction / enregistrement du bail”
- suivre les EDL entrée a faire / restants
2.6 Validation de documents hors connexion
- Nombre de documents à valider ⇒ le gestionnaire doit cliquer sur la porte pour aller dans le tableau des documents à valider.
- La card indique directement le nombre de document restant à valider par le gestionnaire car ils ont été ajoutés par des clients en off-line / hors connexion.
2.7 IBAN propriétaire manquant
Contenu
- Docs IBAN manquants ⇒ le gestionnaire doit cliquer sur la porte pour aller dans le tableau des IBAN MANQUANTS
- IBAN non renseignés
- Nombre d’IBAN manquants pour un versements en attente
2.8 Révisions de loyer à effectuer
Contenu
- Tableau des révisions de loyer ⇒ le gestionnaire doit cliquer sur la porte pour aller dans le tableau des révisions
- La card indique directement :
- Loyers non révisés
- Révisions en attente de validation
- Révisions refusées
2.9 Régularisation de charges
Contenu
- Régularisations de charges ⇒ le gestionnaire doit cliquer sur la porte pour aller dans le tableau des régularisation
- La card indique directement :
- les régularisations à effectuer
- les régularisation en retards par année
2.10 Ordres de paiement en attente
- La card indique directement : les ordres de paiement à valider car en attente
- Le gestionnaire doit :
- Vérifier les montants
- Valider les paiements propriétaires et prestataires
3. Utilisation du menu latéral
Le gestionnaire peut également utiliser le menu latéral gauche pour accéder aux modules et tableau directement.
Pilotage
- Tableau de bord du gestionnaire ⇒ pour un résumé d’informations
- Statistiques du portefeuille ⇒ avec un résumé d’informations et statistique
- Mon portefeuille ⇒ permet au gestionnaire de consulter son portefeuille
Gestion financière
- Gestion des flux ⇒ avec notamment les rapprochements bancaires impossibles, les versements etc
- Impayés ⇒ le tableau des impayés locataires, des impayés bailleurs envers l’agence, des soldes débiteurs locataires envers l’agence.
- Suivi des paiements ⇒ permet au gestionnaire de suivre le paiement des factures et éléments comptable impayés
- Comptabilité ⇒ permet au gestionnaire de suivre la comptabilité avancée (cloture comptable, GLi, CAF, Remboursement, Réouverture de bail locataire, etc)
- Charges ⇒ permet de suivre les charges manquantes / non payées
Gestion locative
- Mise en location ⇒ pour suivre les lots libres en cours de relocation et refaire un nouveau bail/enregistrement bail d’un nouveau locataire
- Lots à surveiller ⇒ lots qui ne quittancent plus depuis 3 mois
- Révision des loyers ⇒ permet de réaliser et suivre les révisions des loyers
- CAF ⇒ permet d’éditer un document CAF pour le locataire
Technique et conformité
- Travaux ⇒ permet au gestionnaire de faire le suivi de l’ensemble des dossiers travaux de son portefeuille (de l’incident à déclarer jusqu’à la facturation et cloture du dossier en passant par les ordres de missions et validation devis).
- Suivi EDL et DG ⇒ permet au gestionnaire de faire le suivi de l’ensemble des préavis et dépôt de garantie à traiter ou a reverser ou à transférer sur son portefeuille
- Suivi conformité ⇒ permet au gestionnaire de suivre la conformité des biens et relancer facilement des bailleurs ou locataires sur des documents encore manquants dans la base logiciel
- Documents ⇒ permet au gestionnaire de suivre les tableaux
- de “validation documents propriétaires et locataires”
- “documents obligatoires manquants”
Relations partenaires
- Agences externes ⇒ permet au gestionnaire de connaitre les agences externes en partenariat nourrice
- Prestataires ⇒ permet au gestionnaire d’enregistrer les agences travaux, huissiers, avocats avec qui il travaille régulièrement pour ensuite les sélectionner plus facilement dans le logiciel au moment de l’enregistrement d’une facture.
- Syndic ⇒ permet au gestionnaire de voir les syndics ajoutés dans le logiciel et d’avoir des références de syndic
Gestion contractuelle
- Gestion des mandats ⇒ permet au gestionnaire de voir les différents tableaux de gestion des mandats et notamment d’activer les nouveaux mandats avant tout ajout de locataire
- mandat en cours de création
- activer un mandat
- mandat de location externe (quand vous faites de la nourrice)
- suivi des devis
4. Méthode de travail quotidienne
Le gestionnaire doit suivre une routine stricte et nous conseillons de travailler avec des blocs temps pour que l’utilisation du logiciel soit optimale.
ORGANISATION TYPE RECOMMANDÉE AVEC LE LOGICIEL KALIZ (1).pdf
Étape 1 – Lecture du tableau de bord et réalisation de l’organisation par blocs-temps
Étape 2 – Priorisation des tâches
Étape 3 – Mise à jour des dossiers dans le logiciel au fil des tâches réalisées Etapes 4 - Informations des clients suite à vos actions et cloture de l’appel ou du mail initiateur