Comment vérifier, suivre et agir sur les éléments comptables et factures impayées en comptabilité mandant ?

1. Accéder au module de suivi des paiements

Le gestionnaire doit se connecter à son espace sur le logiciel Kaliz et accéder au module :

➡️ Menu latéral gauche → onglet “Suivi des paiements”

Ce module centralise l’ensemble des contrôles financiers nécessaires.

Dans cet écran, plusieurs rubriques sont disponibles :

Éléments comptables impayés
Mouvements comptables bloqués
Suivi du paiement des charges
Suivi des mouvements bancaires

➡️ Le gestionnaire doit sélectionner « Éléments comptables impayés ».

2. Ouvrir le module « Éléments comptables impayés »

Une fois sur la page, le gestionnaire doit :

➡️ Cliquer sur la flèche à droite de la section Éléments comptables impayés pour afficher les filtres et la liste des factures.

3. Paramétrer les filtres de recherche

Le gestionnaire doit ensuite affiner sa recherche à l’aide des filtres disponibles :

Filtres :

Opérateur : sélection du gestionnaire concerné
Propriétaire : filtrage par bailleur si besoin de trouver les éléments comptables d’un seul bailleur
Agence : filtrage par agence si nourrice sinon le gestionnaire n’a pas besoin de ce filtre
Période : définir la plage de dates à analyser si cela est nécessaire pour le gestionnaire pour faire un focus précis

Filtres de qualification des dépenses

Type ⇒ le gestionnaire doit sélectionner le type d’éléments comptables qui est intéressant pour lui afin qu’il fasse correctement son contrôle.

Exemples :
- Travaux déductibles
- Travaux non déductibles
- Assurance
- Intérêts d’emprunt
- Abonnement fournisseur

Type de financement ⇒ le gestionnaire peut sélectionner le choix du type de financement pour se concentrer sur un type de financement ou non. Nous conseillons de ne pas choisir de type de financement et de tout vérifier.

Exemples :
- Retenue sur loyer
- Appel de fond

Ces filtres permettent d’identifier précisément la nature de la dépense et son mode de financement.

4. Analyser la liste des éléments impayés

Une fois les filtres appliqués, le gestionnaire obtient la liste des éléments comptables impayés.

Chaque ligne présente les informations suivantes :

Note rouge : pour que le gestionnaire indique ses commentaires ou justifications au retard de paiement
Type de dépense
Bien / Propriétaire
Date
Statut (ex : Retard)
Référence comptable
Montant total et montant déjà payé
Financement (retenue sur loyer ou appel de fonds au propriétaire)
Trésorerie associée

Action du gestionnaire :

👉 Cliquer sur « Voir » permet d’accéder à l’espace du propriétaire bailleur sur la comptabilité afin de faire des modifications si nécessaire ou encore contacter les protagonistes afin que le paiement puisse avoir lieu ou qu’ils patientent d’ici le paiement (notamment en cas de retenue sur le loyer).

👉 A partir du compte bailleur, le gestionnaire peut aller consulter la facture et la ligne comptable et cliquer si besoin sur “trois petits points” puis sur “modifier la ligne comptable” afin de modifier toute erreur ou problématique.

👉 Ce tableau permet au gestionnaire d’identifier les situations à risques. Une fois que le règlement a eu lieu, l’élément comptable n’apparait plus dans le tableau des “éléments comptables impayés”.

👉 En cliquant sur “trois petits points” le gestionnaire peut ainsi cliquer sur “actualiser le status” une fois qu’il a mener les actions nécessaires.

8. Suivi régulier et bonnes pratiques

Pour un pilotage efficace, le gestionnaire doit :

Consulter ce module au minimum une fois par mois.
Prioriser les éléments en retard
Vérifier la cohérence avec la trésorerie
Relancer les intervenants (propriétaire, fournisseur, syndic) si nécessaire
Documenter les actions dans les notes