Le tableau affiche l’ensemble des dossiers liés au dépôt de garantie pour les locataires sortants (locataires sortis) ou en cours (locataire en cours) ou en attente de perception (nouveaux locataires). Il permet au gestionnaire locatif d’avoir une vue globale et réaliser ses actions sur le DG.
Filtres disponibles (haut du tableau)
Ils permettent de réduire l’affichage selon différents critères :
- Opérateur : le gestionnaire doit sélectionner son prénom/nom pour avoir ses dossiers sur son portefeuille. Il est possible de sélectionner le prénom d’un collaborateur pour gérer ses dossiers en cas de vacances ou absences.
- Statut locataire : informations sur le statut du locataire (Actif, Passé…)
- Mandat : informations sur le mandat (Activé, Désactivé…)
- Statut DG : le gestionnaire doit sélectionner le statut du DG selon la mission qu’il doit réaliser.
→ Pour traiter un dépôt de garantie, le gestionnaire doit se sélectionner en tant qu’opérateur et il doit sélectionner le statut “A REVERSER” et “A REVERSER EN RETARD”.
→ Pour voir les dépôts de garanties de locataire en cours de bail, le gestionnaire doit se sélectionner en tant qu’opérateur et il doit sélectionner le statut “REGLé”
→ Pour voir les dépôts de garanties traités, le gestionnaire doit se sélectionner en tant qu’opérateur et il doit sélectionner le statut “REVERSé” si le dépôt de garantie était en comptabilité interne ou “TRAITE PAR LE PROPRIETAIRE” si le dépôt de garantie était détenu et traité par le bailleur.
→ Pour voir les dépôts de garanties manquants et dû par un nouveau locataire, le gestionnaire doit se sélectionner en tant qu’opérateur et il doit sélectionner le statut “DG dû par le locataire”.
→ Pour voir les dépôts de garanties déjà traité avec une retenue de maximum 20% pour future régularisation de charges, le gestionnaire doit se sélectionner en tant qu’opérateur et il doit sélectionner le statut “RETENUES” et “RETENUES A REVERSER”
- Détenteur du DG : informations pour filtrer selon le détenteur du DG : le gestionnaire en “Interne”, ou bien le propriétaire en externe “Propriétaire”)
- EDL de sortie : informations pour filtrer selon l’information de l’EDL de sortie : rapport manquant, rapport à traiter, rapport à traiter en retard, rapport à valider)
- Agence, Localité, Propriétaire : information pour filtrer directement selon un locataire, un propriétaire ou une agence partenaire.
Colonnes et informations détaillées du tableau
0.Notes : le gestionnaire peut mettre une note pour expliquer le traitement DG ou savoir où il en est dans le traitement du DG afin que le dossier soit repris plus tard ou qu’il soit traiter par un collaborateur en cas de vacances ou absences
1.Locataire / Propriétaire : noms du locataire sortant et du propriétaire.
Indique également l’agence ou le gestionnaire rattaché.
2. Gestionnaire principal : nom du gestionnaire en charge du dossier.
3. Statut locataire : ex : Passé, Actif.
4. Info bail : type de bail (simple location non meublée, bail collectif, etc.).
5. Adresse : adresse du bien loué concerné par le DG.
6. Loyer HC / Charges : montant du loyer hors charges et montant des charges. Le gestionnaire peut cliquer sur le montant et cela lui permet d’accéder directement à la comptabilité du gestionnaire.
7. Statut DG : affiche si le DG est : En attente de reversement / Reversé / Retard / À justifier, etc. Un code couleur permet d’identifier les urgences (rouge = retard).
8. DG dû par locataire : montant initial du DG à restituer ou reverser.
9. Détenteur du DG : Interne, Propriétaire, CIC séquestre, etc.
10. Indemnisation / Retenues : sommes retenues au profit du propriétaire : réparations, régularisation charges…
11. Remboursement DG locataire : montant reversé ou restant à reverser au locataire.
12. Dates arrivée / départ locataire : dates pour vérifier les délais légaux de restitution.
13. Traitement EDL / Documents EDL : statut de l'état des lieux de sortie et documents associés.
14. Info IBAN : indique si l’IBAN du locataire est manquant (alerte = couleur orange).
15. Menu d’actions « trois petits points » : situé à droite d’une ligne, il donne accès aux actions possibles (voir section suivante).
Actions possibles pour le gestionnaire via les “trois petits points”
En cliquant sur le menu, trois actions principales apparaissent et le gestionnaire peut sélectionner l’action qu’il veut réaliser.
1. Transférer le DG
Permet de : transférer le dépôt de garantie au propriétaire ou d’appeler le DG du propriétaire pour le recevoir en internet.
Utilisé lorsque : le propriétaire veut récupérer le DG et lorsque le gestionnaire veut récupérer le DG détenu par le propriétaire.
Permet de procéder à la restitution totale ou partielle du DG au locataire. Sue ce soit pour le traitement total ou le traitement des 20% pour régularisation futures de charges, le gestionnaire peut cliquer sur “reverser le dépôt de garantie” afin de traiter le montant disponible :
→ Si le DG est détenu par le bailleur :
→ Si le DG est détenu par le gestionnaire en interne :
Le versement se fait en 3 étapes (3 fenêtres) et en validant le traitement du dépôt de garantie est réalisé en tout (sans retenue pour régularisation ultérieure) ou partie (avec retenue pour régularisation ultérieure).
3. Modifier les dates
Mettre les bonnes dates permet que le logiciel indique le bon délai pour traiter le dépôt de garantie. Le gestionnaire peut rectifier :
Date d’arrivée du locataire
Date de départ
Date de traitement de l’EDL
4. Rallonger le délai d’1 mois : Retenues pour dégradations
Permet d’ajouter un mois supplémentaire au délai légal de restitution du DG en cas de retenues pour dégradations.
Ce bouton justifie le dépassement du délai légal et l'allonge automatiquement dans le système. Cela permet au gestionnaire d’avoir l’information dans le tableau avec un décompte J-X à jour. Le gestionnaire ne doit pas traiter le dépôt de garantie après J-0.
5. Changer le statut du DG
Permet d’ajuster manuellement le statut du DG dans le tableau : À reverser / Reversé / Retard / En litige / En traitement
6. Demande IBAN au locataire
Envoie une demande automatique d’IBAN au locataire lorsque celui-ci est manquant dans le dossier. Il s’agit d’une requête nécessaire pour procéder au reversement du DG. En cliquant dessus cela permet au logiciel d’envoyer un message ou un e-mail au locataire pour récupérer son IBAN et avancer dans le traitement du dépôt de garantie. Nota Bene : si le locataire était en prélèvement automatique avec iban enregistré, alors l’iban est déjà enregistré au moment du traitement DG.