2.4.1 Rôle de la carte Syndic
La carte Syndic permet au gestionnaire et au bailleur de :
- Centraliser les informations/contact du syndic
- mettre le RIB du syndic pour ensuite pouvoir ajouter un appel de fond de copropriété dans la comptabilité en “ajout élément comptable”
- mettre la date de prochaine assemblée pour que le logiciel fasse les relances automatiques de décompte de charge auprès du bailleur et/ou du syndic
- Réaliser les régularisations de charges locatives
- indiquer si le gestionnaire ou le client bailleur se charge du paiement des appels de fonds de copropriété
Boutons disponibles pour le gestionnaire :
- Modifier : permet au gestionnaire de modifier la card syndic et d’ajouter des informations
- Relancer le syndic pour avoir les documents : en cliquant le gestionnaire envoie depuis le logiciel un mail au syndic pour lui rappeler qu’il a besoin des documents de copropriété, adf, décompte, réglement
- Générer un pouvoir de représentation : en cliquant le gestionnaire édite un pouvoir de représentation pour représenter le bailleur a son AG de copropriété
- Bouton “trois petits points” (⋮) → en cliquant le gestionnaire peut ajouter un décompte de charges pour information et il peut faire la régularisation de charges
- Ajouter un décompte de charges
- Faire les régularisations annuelles
2.4.2 Paramétrage du syndic
Bouton Modifier
Le gestionnaire doit renseigner :
| Champ | Utilité |
|---|---|
| Nom | Identifier le syndic |
| Référence copropriétaire | Numéro de lot |
| Nom du gestionnaire | Contact direct |
| Adresse | Correspondance |
| Téléphone / Email | Relances |
| Date de publication des décomptes | Anticipation |
| Prochain appel de fonds | Prévision de trésorerie |
| Périodicité | Mensuelle, trimestrielle… |
| IBAN | Paiement automatique |
| Extranet | Accès aux documents |
| Identifiant / Mot de passe | Récupération des relevés |
En cliquant sur la case « Notre agence se charge du paiement des charges »
➡ cela permet au gestionnaire d’activer l’information du paiement des charges par le gestionnaire.
2.4.3 Gestion des IBAN du syndic
Dans la section IBAN du syndic :
- le gestionnaire doit cliquer sur le bouton Ajouter IBAN
- l’iban doit être en format PDF complet bancaire avec le Bénéficiaire exact
Cela permet :
- l’automatisation des paiements dès lors que le gestionnaire ajoute un élément comptable avec paiement à faire au syndic (exemple décompte de charges ou ADF de copropriété).
- la traçabilité bancaire
- la conformité comptable
2.4.4 Pouvoir de représentation
Le gestionnaire doit cliquer sur “Générer un pouvoir de représentation” ➡ le logiciel produit un document permettant à Kaliz d’agir au nom du bailleur auprès du syndic (AG, appels de fonds, documents, sinistres).
2.4.5 Le décompte de charge et régularisation
→ En cliquant sur le bouton “trois petits points” ⋮ le gestionnaire doit cliquer sur Ajouter un décompte de charges :
Le gestionnaire dépose :
- le relevé du syndic
- la période couverte
Ces documents alimentent :
- la comptabilité
- la régularisation locative
→ En cliquant sur le bouton “trois petits points” ⋮ le gestionnaire doit cliquer sur → Faire les régularisations annuelles
Le logiciel ouvre la fenêtre : Régularisation de charges
Le gestionnaire doit :
- Cliquer sur Nouvelle régularisation de charges
- Sélectionner la période
- Associer les décomptes
- Valider en trois étapes
Le logiciel :
- calcule la part locataire
- compare aux provisions
- génère soit un trop-perçu soit un solde à récupérer
Les régularisations apparaissent ensuite dans :
- la comptabilité
- le solde locataire
- le décompte du mois
Le gestionnaire peut lire l’article FAQ dédié à la réalisation de “régularisations de charges” dans le logiciel Kaliz.